Perkembangan digital printing telah membawa banyak kemajuan baru dalam dunia penerbitan dan percetakan. Salah satu kemajuan yang dikenal sebagai pencetakan data variabel (VDP) telah membuka kemungkinan baru bagi banyak industri. VDP adalah jenis pencetakan sesuai permintaan yang memungkinkan bagian tertentu dari dokumen untuk dipersonalisasi tanpa menghentikan atau memperlambat proses pencetakan. Pencetakan data variabel telah menjadi teknik pokok bagi mereka yang bergerak di bidang pemasaran atau hubungan pelanggan, pengiklan dan beberapa penerbit buku karena kemudahan dan fleksibilitas yang ditawarkan teknik ini.
Banyak orang bahkan mungkin tidak menyadari bahwa mereka akrab dengan konsep VDP, tetapi mereka telah menggunakan perintah “penggabungan surat” dalam program pengolah kata untuk mengirim surat formulir yang dipersonalisasi ke daftar kontak. Bahkan lebih banyak orang telah menerima potongan surat langsung yang dipersonalisasi dengan nama dan informasi pribadi mereka. Instance ini adalah contoh pencetakan data variabel.
Pencetakan data variabel, juga dikenal sebagai pencetakan informasi variabel atau pencetakan sesuai permintaan, mencakup beberapa tingkat dasar. Paling sederhana, VDP memungkinkan perubahan nama atau informasi kecil pada setiap salinan dokumen formulir, seperti surat. Pada tingkat yang lebih canggih, VDP memungkinkan tingkat penyesuaian yang berbeda untuk grup yang berbeda. Teks atau gambar dapat berubah berdasarkan kode pos atau kelompok pasar sasaran. Yang paling kompleks, teknik ini memungkinkan penyesuaian penuh, dengan teks dan grafik yang berbeda untuk setiap individu atau alamat.
Masing-masing tingkat pencetakan data variabel ini dimulai dengan templat dasar — tata letak, desain, atau dokumen. Template dibuat dengan indikasi bagian mana yang dapat diubah. Database dibuat yang secara otomatis mengisi bidang yang ditunjukkan. Banyak orang mencetak label alamat, amplop, dan dokumen VDP sederhana lainnya dalam program pengolah kata, tetapi perangkat lunak kelas atas lainnya telah dikembangkan untuk mengadaptasi teknik untuk menjangkau pasar yang lebih besar dengan cara yang lebih beragam dan dinamis.
Ada dua jenis utama perangkat lunak untuk mendukung industri pencetakan data variabel. Prosesor gambar raster (RIP) dan metode aliran cetak keduanya mencapai tujuan yang sama tetapi bekerja secara berbeda. Perangkat lunak RIP menggabungkan template dokumen dan informasi variabel dari database untuk menghasilkan setiap dokumen unik. Perangkat lunak aliran cetak menggabungkan elemen statis dengan data variabel sebelum dicetak, membentuk aliran cetak yang mengatur data yang akan dicetak, memproses elemen templat statis hanya sekali. Ini menghemat waktu dan pemrosesan.
Peluang untuk kustomisasi massal ini telah menghasilkan angka pengembalian investasi yang lebih besar bagi pemasar. Angka telah diperkirakan di mana saja dari dua kali lipat hingga 15 kali respons rata-rata ketika tingkat VDP yang berbeda diterapkan pada kampanye pemasaran. Peningkatan pengembalian ini mungkin terkait dengan relevansi konten dan tingkat penyesuaian.
Pengusaha pemasaran tidak sendirian dalam memanfaatkan teknologi ini. Penerbit buku mencetak buku dengan dedikasi yang unik, dan beberapa bahkan mencetak buku menggunakan nama dan foto anak di sepanjang cerita untuk mempersonalisasikannya. Webmaster dan pemasar email juga telah memanfaatkan teknologi melalui Internet sebagai lawan media cetak fisik. Industri pencetakan data variabel kemungkinan akan terus tumbuh dengan kecepatan tinggi, menurut banyak prediktor.