Perusahaan SaaS adalah perusahaan yang menyediakan “Perangkat Lunak sebagai Layanan,” cara “menyewa” perangkat lunak yang dikelola di luar bisnis yang menggunakannya. SaaS melibatkan vendor perusahaan yang menghosting dan mengoperasikan aplikasi secara online. Ini berarti bahwa bisnis yang ingin menggunakan perangkat lunak tidak harus membeli lisensi dan meningkatkan dan memelihara infrastruktur TI, tetapi membayar biaya bulanan untuk akses. Selain itu, analis telah menemukan bahwa penghentian atau peralihan dari satu perangkat lunak SaaS ke perangkat lunak lain memiliki biaya yang lebih rendah daripada beralih dari perangkat lunak berlisensi tradisional. Jadi muncul pertanyaan tentang bagaimana memilih antara perusahaan SaaS yang menawarkan produk pesaing.
Model SaaS menyebar dan mencakup aplikasi bisnis — seperti CRM (Customer Relationship Management), email, manajemen keuangan, HRM (Manajemen Sumber Daya Manusia), SCM (Supply Chain Management), dan konferensi web — serta alat pengembangan, jadi tugas pertama dengan mempertimbangkan berbagai perusahaan SaaS adalah menemukan perusahaan yang menawarkan jenis perangkat lunak yang Anda butuhkan. Meskipun Anda mungkin ingin memulai dengan mencoba hanya satu elemen bisnis Anda dalam model baru, akan lebih bijaksana untuk mencari perusahaan SaaS di mana Anda dapat memenuhi semua potensi kebutuhan SaaS Anda di masa depan, jika memungkinkan. Ini akan memungkinkan Anda untuk memiliki satu sumber, baik untuk kenyamanan dan karena Anda mungkin mendapatkan kesepakatan yang lebih baik. Pertimbangkan juga model hibrid yang menawarkan kombinasi solusi lokal yang dikombinasikan dengan aplikasi komputasi awan. Tentu saja, tidak peduli bagaimana Anda berencana untuk menggunakan SaaS, ketika membandingkan perusahaan SaaS, Anda juga ingin membandingkan struktur harga.
Karena beberapa perusahaan SaaS menawarkan layanan selain perangkat lunak dalam model SaaS mereka, periksa untuk melihat apa yang ditawarkan dan tentukan bagaimana layanan tambahan dapat sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Penting juga untuk melihat fleksibilitas opsi, termasuk kemampuan untuk menambahkan fitur atau mengubah metode pembayaran. Tanyakan pada diri Anda perusahaan SaaS mana yang memiliki skalabilitas yang Anda butuhkan. Juga, pertimbangkan sejauh mana Anda dapat menyesuaikan dan/atau mengonfigurasi perangkat lunak agar sesuai dengan kebutuhan Anda.
Meskipun SaaS menurunkan biaya dengan mengalihdayakan overhead menjalankan aplikasi perangkat lunak, memindahkan dokumen ke luar Intranet perusahaan, dan bergantung pada layanan untuk keandalan dan redundansi data merupakan risiko. Cara untuk mengurangi risiko adalah dengan memilih perusahaan SaaS yang menunjukkan dedikasi dan jaminan operasi yang konsisten dan aman serta lima sembilan — 99.999% — waktu aktif. Anda juga harus memeriksa opsi dukungan: rentang jenis dukungan yang ditawarkan, dan jam ketersediaan opsi ini.