Manajemen pencetakan total berbeda dari aktivitas manajemen pencetakan rata-rata karena merupakan penilaian mendalam atas produktivitas infrastruktur printer. Ini mempertimbangkan perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan pencetakan praktis saat menentukan seberapa baik layanan ini berfungsi. Manajemen pencetakan total dapat meningkatkan kualitas dan keuntungan dari operasi pencetakan. Jika pemilik bisnis mengalihdayakan manajemen pencetakan total ke perusahaan lain, ia mungkin dapat menerima saran tentang cara membuat lingkungan pencetakannya lebih layak setelah meninjau penilaian produktivitas dan membuat perubahan operasional berikutnya.
Dengan berinvestasi dalam manajemen pencetakan total, administrator mungkin dapat membuat jaringan pencetakan mereka lebih efisien dan mudah dikelola. Beberapa laporan menunjukkan bahwa perusahaan dapat menurunkan biaya operasional pencetakan mereka sebanyak 30%. Saran untuk mengelola produktivitas dapat mencakup pembelian baru, peralatan multifungsi atau hanya mengkonfigurasi ulang peralatan lama dan memindahkannya. Jika administrator percetakan membuat perubahan seperti ini, persentase penghematan dan keuntungan dapat meningkat lebih banyak lagi.
Manajemen total pencetakan dapat memberikan pandangan praktis tentang operasi pencetakan. Misalnya, laporan yang merinci penggunaan printer dapat memberikan wawasan kepada administrator tentang seberapa baik dan seberapa sering printernya digunakan. Dengan menggunakan laporan ini, ia mungkin dapat merampingkan operasi sehingga penggunaan printer yang efisien dapat dimaksimalkan. Hampir setiap aspek operasi pencetakan dapat dikontrol dan dikelola melalui program manajemen cetak total, mulai dari entri pesanan dan pengiriman hingga manajemen inventaris dan pengurangan biaya lunak internal.
Program manajemen cetak total dapat secara langsung mempengaruhi individu yang terlibat dengan layanan pencetakan, dari klien hingga spesialis teknologi informasi. Sejak manajemen cetak total dapat menawarkan administrator kemampuan untuk meningkatkan layanan dukungan mereka, spesialis teknologi informasi dapat menemukan pekerjaan mereka lebih mudah dan mungkin mencurahkan lebih sedikit waktu untuk memecahkan masalah pencetakan. Ini membebaskan waktu bagi para spesialis untuk mengoptimalkan layanan pencetakan. Selanjutnya, klien dapat menikmati produksi dokumen yang meningkat dan lebih cepat, jika mereka menggunakan layanan yang dikelola oleh teknologi informasi di bawah program manajemen cetak total.
Selain itu, sebuah program dapat memberikan portofolio dan profil kepada administrator. Dalam hal ini, strategi manajemen cetak baru dapat direkomendasikan kepada administrator yang ingin meningkatkan produktivitas dan menghemat uang, serta memberikan layanan pencetakan terbaik kepada klien. Dengan informasi ini, biaya perbaikan yang tidak terduga dapat dikelola dan dihindari. Risiko dapat diminimalkan dengan melacak aset dan memperhitungkan setiap biaya operasional. Operasi masa depan juga dapat direncanakan dengan proyeksi dalam ekspansi dan teknologi.