Ada berbagai cara untuk mengatur konferensi web langsung untuk bisnis atau untuk keluarga dan teman. Pastikan tidak ada konflik jadwal dengan tamu dengan memilih tanggal dan waktu yang sesuai untuk semua yang terlibat. Konferensi web tidak boleh menjadi keputusan spontan, jadi rencanakan dengan hati-hati. Jika Anda berencana menggunakan layanan konferensi web profesional, mintalah rekomendasi. Sebagai alternatif, Anda dapat memilih untuk menggunakan paket perangkat lunak konferensi web. Jika Anda berencana untuk melakukan konferensi web video, pastikan setiap tamu Anda memiliki komputer dengan kamera web yang berfungsi.
Jika Anda menggunakan program perangkat lunak konferensi web, dapatkan kesepakatan terbaik dengan meneliti online dan membandingkan harga. Baca ulasan atau minta tamu Anda untuk mencicipi program dan menawarkan masukan mereka. Jika Anda menyelenggarakan konferensi web langsung setiap bulan, beberapa layanan mengenakan biaya bulanan. Program perangkat lunak juga harus mudah digunakan, terutama bagi mereka yang baru mengenal konferensi web langsung.
Sebelum Anda mengatur konferensi web langsung pertama Anda, pastikan semua peserta sudah siap. Bicaralah dengan tamu sebelumnya untuk menentukan bahwa mereka masing-masing memiliki browser web yang kompatibel terpasang yang akan bekerja dengan perangkat lunak konferensi yang akan Anda gunakan. Pelajari persyaratan komputer lain yang terlibat dan beri tahu tamu Anda.
Sebelum konferensi web langsung berlangsung, pastikan tidak ada kekurangan atau gangguan pada perangkat lunak. Lakukan ini dengan menonton demo video sebelum Anda berkomitmen untuk membeli program. Jika konferensi web langsung Anda adalah untuk bisnis, Anda perlu mengumpulkan dokumen, data, dan informasi terkait lainnya bersama-sama sebelum Anda mulai menghindari situasi canggung karena harus keluar dari konferensi untuk mencari pekerjaan Anda.
Pastikan Anda mengadakan konferensi web di lokasi yang tenang. Pilih kamar yang bebas dari gangguan. Ini berarti tidak ada anak-anak atau hewan peliharaan yang berisik di area tersebut selama konferensi berlangsung.
Sangat penting untuk memastikan keamanan dan keselamatan semua orang yang berpartisipasi dalam konferensi. Ini berarti memiliki program anti-virus dan anti-spyware yang baik yang terinstal di komputer Anda. Jika Anda telah menginstal firewall, Anda mungkin perlu mengubah pengaturan untuk membuka blokir perangkat lunak konferensi. Beberapa program perangkat lunak konferensi web mungkin dilengkapi dengan perlindungan anti-virus dan anti-spyware yang sudah diinstal sebelumnya. Untuk memastikan tidak ada konflik dengan program yang ada di komputer Anda, Anda mungkin perlu menonaktifkan program anti-virus Anda.