Perangkat lunak pencitraan dokumen adalah aplikasi yang digunakan dalam manajemen dokumen untuk mengubah dokumen kertas ke format digital. Pemindai digunakan untuk memasukkan informasi dokumen, dan kemudian perangkat lunak pencitraan dokumen biasanya memberi nama dan menyimpan dokumen, menggunakan pengenalan karakter optik (OCR) untuk membuatnya dapat dicari dan diedit, dan menyimpannya. Perangkat lunak pencitraan dokumen dapat diintegrasikan dengan periferal multi-fungsi (MFP) sehingga perangkat lunak dapat menangani dokumen saat dipindai.
Seringkali, perangkat lunak pencitraan dokumen menyertakan fitur bawaan untuk merampingkan dan mengontrol pengeditan dokumen yang disimpan. Beberapa aplikasi menyertakan kemampuan untuk memeriksa dokumen untuk memastikan bahwa hanya satu pengguna yang dapat mengedit dokumen pada satu waktu. Perangkat lunak juga dapat memfasilitasi proses persetujuan sehingga perubahan tidak diterapkan pada dokumen sampai administrator tertentu menyetujuinya.
Perangkat lunak ini biasanya dilengkapi dengan antarmuka pengguna grafisnya sendiri untuk menyimpan dan menemukan file. Antarmuka dapat menyertakan kemampuan drag-and-drop dan terkadang menggabungkan mesin pencari yang serupa dengan yang digunakan untuk mencari di Internet sehingga pengguna dapat dengan cepat dan mudah menemukan file. Dokumen yang disimpan dalam perangkat lunak dapat dicetak, diemail, dan difaks secara digital. Beberapa perangkat lunak memungkinkan pengguna untuk membubuhi keterangan dokumen menggunakan fitur komentar bawaan.
Perangkat lunak pencitraan dokumen sering kali menyertakan kemampuan untuk mengintegrasikan dokumen dengan program lain. Dokumen dapat disimpan dalam format dokumen portabel (PDF) dan format yang kompatibel dengan Microsoft® Office, dan gambar dapat diekspor dalam format seperti jpeg dan tiff. Data juga dapat disalin dan ditempelkan ke dalam dokumen pengolah kata dan spreadsheet.
Banyak bisnis menggunakan perangkat lunak pencitraan dokumen untuk fitur keamanannya. Pengguna dapat diizinkan atau ditolak aksesnya ke file tertentu berdasarkan tingkat hak istimewa pengguna, dan file dapat dikunci untuk diedit, atau pengeditan dapat memerlukan persetujuan sebelum diterapkan ke dokumen. Selain memberikan keamanan dengan mengontrol akses ke dan mengubah dokumen, perangkat lunak pencitraan dokumen memberikan keamanan bisnis karena file digital, tidak seperti dokumen kertas, dapat dicadangkan dengan mudah dan teratur. Hal ini memungkinkan bisnis untuk melindungi dokumen jika terjadi peristiwa bencana seperti kebakaran atau banjir.
Perangkat lunak pencitraan digital juga memiliki beberapa manfaat lain. Selain memberikan peningkatan keamanan, file digital menghemat ruang penyimpanan. File komputer lebih mudah diakses dan lebih mudah dibagikan daripada dokumen kertas, terutama untuk kelompok kerja yang besar dan tersebar. Perangkat lunak yang menyertakan kemampuan pengarsipan otomatis juga dapat menghemat biaya administrasi. Karena sebagian besar dokumen pada akhirnya digunakan secara elektronik, pengarsipan dan penyimpanannya dalam format elektronik memberikan kontinuitas, mengkonsolidasikan alur kerja, dan menghemat waktu.