Pertemuan balai kota adalah pertemuan publik informal yang memberi anggota komunitas kesempatan untuk berkumpul bersama membahas isu-isu yang muncul dan menyuarakan keprihatinan dan preferensi komunitas mereka. Sebuah pertemuan biasa dihadiri oleh warga dan pejabat, memberikan setiap orang kesempatan untuk berbicara secara pribadi dalam lingkungan yang santai tentang hal-hal yang penting bagi mereka. Biasanya, organisasi dan kepemimpinan minimal, mendorong orang untuk menyelesaikan perbedaan mereka secara damai dan dengan bantuan dari teman.
Konsep pertemuan balai kota dipinjam dari gaya pertemuan kota tradisional pemerintah yang digunakan di New England. Dalam gaya ini, warga kota berkumpul untuk memutuskan isu-isu penting bagi masyarakat, seperti penganggaran, pembelian peralatan baru untuk layanan darurat, dan sebagainya. Semua anggota yang hadir dapat memilih, dan mereka juga dapat mendiskusikan masalah secara langsung dengan pejabat terpilih. Sistem pertemuan kota terus digunakan di banyak kota kecil di New England, dengan warga juga memberikan suara dalam pemilihan regional, negara bagian, dan nasional.
Banyak politisi telah memanfaatkan pertemuan balai kota sebagai taktik hubungan masyarakat yang sangat baik. Dengan mengadakan pertemuan semacam itu di sepanjang tur tunggul, seorang politisi dapat menunjukkan bahwa dia benar-benar peduli dengan masalah yang dihadapi konstituen, dan politisi juga memiliki kesempatan untuk bertemu orang secara langsung. Untuk politisi yang menarik, ini bisa menjadi cara yang bagus untuk memenangkan suara dan pengikut, karena orang sering kali terkesan dengan politisi yang mereka temui secara langsung, terutama kandidat untuk jabatan besar.
Struktur rapat biasanya sangat longgar. Biasanya pejabat duduk di depan menghadap rombongan, dan rombongan duduk berjajar. Saat pertemuan dibuka, orang-orang dalam kelompok dapat mengajukan pertanyaan atau mengemukakan masalah, dan pejabat serta anggota kelompok lainnya dapat menanggapi. Ketika masalah memanas muncul, suasana mungkin menjadi kurang tertib, tetapi biasanya anggota kelompok mampu menjaga satu sama lain untuk memastikan bahwa semua orang didengar.
Berpartisipasi dalam pertemuan balai kota bisa menjadi pengalaman yang luar biasa. Orang-orang dari segala usia dan latar belakang muncul di pertemuan semacam itu, membawa perspektif dan masalah mereka sendiri ke meja. Khususnya bagi orang yang baru mengenal komunitas, ini bisa menjadi cara yang bagus untuk belajar tentang masalah yang dihadapi komunitas, dan juga untuk mendapatkan gambaran tentang siapa yang memegang kekuasaan dan pengaruh paling besar di komunitas.