Proses negosiasi adalah serangkaian tindakan kompleks yang berupaya memberikan hasil yang dapat disepakati bersama bagi dua pihak yang berbeda pendapat. Negosiasi formal dapat dilakukan dengan bantuan mediator terlatih yang berfungsi sebagai pihak ketiga yang tidak memihak dalam menangani masalah yang dihadapi. Untuk negosiator profesional, prosesnya mungkin mengikuti serangkaian langkah definitif. Negosiasi juga dapat terjadi pada tingkat yang lebih informal, dan proses dalam hal ini dapat menjadi kurang terstruktur.
Langkah pertama dalam setiap proses negosiasi melibatkan pemahaman masalah yang dihadapi. Langkah ini sering dilakukan sebelum kedua pihak melakukan pembicaraan formal. Masing-masing pihak harus masuk ke dalam negosiasi dengan gagasan yang jelas tentang apa itu konflik dan apa yang ingin dia peroleh dari proses tersebut.
Setelah bernegosiasi, langkah selanjutnya adalah masing-masing pihak mempresentasikan kasusnya. Ini melibatkan menjelaskan apa tujuan individu itu, apa yang ingin dia peroleh, dan apa yang bersedia dia berikan sebagai imbalannya. Kedua belah pihak harus saling mendengarkan agar negosiasi dapat berjalan dengan sukses. Jika seorang mediator hadir, ia akan memperhatikan proses ini dengan cermat untuk menawarkan solusi kreatif yang dapat bekerja untuk kedua belah pihak.
Sebagian besar proses negosiasi adalah bolak-balik ide, opsi, dan bahkan argumen yang terus menerus antara kedua belah pihak. Solusi pertama yang ditawarkan jarang menjadi pilihan terakhir. Bagian dari proses ini sangat bervariasi tergantung pada jenis negosiasi yang terjadi. Jika seorang negosiator terlibat, dia akan mengarahkan tahap proses ini dengan menawarkan berbagai solusi dan terus bekerja dengan kedua belah pihak untuk menemukan kesepakatan yang dapat diterima bersama.
Langkah proses negosiasi ini, di mana pihak-pihak yang berselisih meluangkan waktu untuk mengeksplorasi berbagai solusi, dapat berlangsung selama beberapa sesi. Negosiasi bisnis untuk perusahaan besar mungkin memakan waktu berminggu-minggu sebelum solusi yang dapat diterima ditemukan. Untuk negosiasi yang lebih kecil, seperti masalah antar kantor antara dua rekan kerja, langkah ini mungkin jauh lebih mudah, hanya melibatkan diskusi singkat sebelum kesepakatan tercapai.
Setelah proses menemukan solusi selesai, negosiasi masuk ke langkah akhir proses. Perjanjian tersebut dengan jelas ditata untuk kedua belah pihak, seringkali dengan kontrak tertulis. Dokumen ini ditinjau secara menyeluruh dan diubah sesuai kebutuhan sampai memenuhi kepuasan semua pihak yang terlibat. Setelah kontrak diterima dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, langkah-langkah yang tercantum di dalamnya harus diselesaikan.
Langkah terakhir dalam proses negosiasi adalah memenuhi kesepakatan. Ini mungkin sesederhana perdagangan barang dan cara berpisah. Dalam negosiasi yang lebih kompleks, solusinya mungkin komitmen jangka panjang, atau kemitraan kerja antara dua pihak. Jika suatu saat kesepakatan tidak lagi berhasil untuk satu atau kedua belah pihak, negosiasi dapat dimulai lagi di awal untuk mengubah kontrak dan menemukan solusi yang lebih baik dan berkelanjutan.