En certifierad elektronisk journal (EPJ) är ett mjukvarusystem som uppfyller regeringens kriterier för ”meningsfull användning” av den elektroniska journalen. ”Meningsfull användning” innebär att programmet hanterar information på ett sätt som antingen främjar bättre kommunikation eller ger bättre vårdkvalitet. Office of the National Coordinator for Health Information Technology (ONC) definierar uppsättningen av viktiga programvaruuppgifter som varje EHR måste göra för att få certifiering. För att bevisa ”meningsfull användning” måste den certifierade EHR lämna in detaljerade rapporter till Center for Medicare and Medicaid Services (CMS) så att en vårdgivares prestation kan bedömas. Dessutom måste en certifierad EPJ sammanställa viss information om en patients journal, möjliggöra delning av medicinsk information mellan vårdgivare och elektroniskt överföra recept samtidigt som sekretess och säkerhet för data säkerställs.
EHR:er utvärderas av oberoende, ackrediterade testanläggningar och certifieras av Certification Commission for Health Information Technology (CCHIT) eller någon annan av de sex godkända certifieringsenheterna. För att bli en certifierad EPJ lämnar ett mjukvaruföretag frivilligt in sitt kompletta EPJ-system eller helt enkelt en individuell modul för testning. Certifieringskriterierna för ”meningsfull användning” inkluderar elektronisk förskrivning, patientåtkomst till journaler via onlineportaler, delning av journaler mellan behandlande läkare och rapportering till statliga databaser för folkhälsoövervakning. En certifierad EPJ måste inte bara ordinera elektroniskt utan också kontrollera läkemedelsinteraktioner, allergier. Dessutom måste programvaran visa kontroll över vem som får åtkomst, automatiskt logga ut, autentisera användaren och kryptera data för att säkerställa patientdatas säkerhet.
En certifierad EPJ måste också upprätthålla aktuella listor över aktiva mediciner, problem, allergier, vitala tecken och immuniseringar för varje patient. Patientdemografi, inklusive patientens rökstatus, och laboratorietestresultat måste vara tillgängliga via EHR. En certifierad EPJ spårar också patienternas önskemål om återupplivning, utskrivningsinstruktioner, datoriserade läkarorder och inlärningsresurser för patienten. Kliniska kvalitetsmått kan också spåras och tabelleras för rapportering till statliga myndigheter. Testbyråerna har i allmänhet ett team, bestående av läkare, sjuksköterskor och mjukvaruanalytiker, som kör en serie tester på provpatientdata med hjälp av EHR-mjukvaran för att fastställa efterlevnad av alla föreskrifter.
När ett EPJ-system har klarat alla tester kommer ett certifieringsorgan att utfärda certifiering och lägga upp företaget på en lista över certifierade EPJ-system på ONC:s webbplats. Det finns två typer av certifiering, beroende på om den inlämnade programvaran är ett komplett EPJ-system eller bara en modul. För kompletta EPJ-system måste alla 33 kriterierna för meningsfull användning vara uppfyllda. Om programvaran endast är en modul måste minst nio av de 33 kriterierna vara uppfyllda.