Du kan skriva ett kvitto genom att använda en kvittobok, fylla i en fakturamall eller genom att anteckna detaljerna om försäljningstransaktionen i lång form på valfritt papper och signera det. I en detaljhandelsmiljö skapas kvitton vanligtvis elektroniskt, men det finns inget krav på att ett kvitto måste vara framställt på ett särskilt sätt för att det ska vara giltigt. Så länge som ett kvitto anger vad som såldes, det betalade beloppet, vem som fick köpeskillingen och datumet för transaktionen, kvalificerar det sig som ett legitimt register över bytet.
Kvitton är en viktig del av en försäljningstransaktion. De ger officiellt bevis på detaljerna i bytet och kan lämnas till vilken myndighet som helst för att styrka olika påståenden, till exempel för att dokumentera en kostnad för avdrag på en skattedeklaration. Ett kvitto är ofta datoriserat i en detaljhandelsmiljö men behöver inte vara det. Du kan skriva ett kvitto genom att använda ett papper och en penna. Berättelsen kan ramas in på vilket sätt som helst som är bekvämt.
Ett kvitto anger vanligtvis att en summa pengar byttes mot en vara vid ett visst datum. Det indikerar att varan såldes av dig till köparen. Om du skriver ett kvitto för hand på detta sätt bör du skriva under papperet. En signatur bevisar att det är du som skrivit kvittot.
Kvittot behöver inte nödvändigtvis vara undertecknat av köparen. Innehav av kvittot som anger att försäljningen gjordes till honom är bevis nog för legitimitet. Om du vill att köparen ska underteckna kvittotspapperet för att upprätta ett mer fullständigt register eller av någon annan anledning, kan du göra det till en bestämmelse för transaktionen.
Det finns flera alternativ för att göra det enklare att skriva ett kvitto om du behöver göra det ofta. Kontorsmateriel och pappersbutiker har förtryckta kvittoböcker som kräver att du fyller i tomrummen. Dessa böcker är ofta skräddarsydda för specifika typer av transaktioner. Om du är en hyresvärd som behöver utfärda kvitton på hyresbetalningar finns det oftast en förtryckt kvittobok som är specifik för den situationen.
Du kan också skriva ett kvitto genom att använda ett faktureringssystem. När en faktura genereras för att underlätta en försäljning, listar den de artiklar som måste ingå i beställningen. Längst ner eller på baksidan av formuläret kan du inkludera en platta som köparen kan skriva under för att indikera mottagandet av hela beställningen en viss dag. Fakturan från dig med listan över sålda varor, försäljningspriset och köparens underskrift som anger att bytet slutfördes på ett visst datum är ett godtagbart kvitto för transaktionen.