Med resekostnader avses de kostnader som kan dras av från deklarationen när en person reser för att antingen söka arbete, om han eller hon är anställd, eller för att utföra arbete för en nuvarande arbetsgivare. Kostnader som anses avdragsgilla beror på i vilket land en person bor. I USA, till exempel, finns det vissa saker som är avdragsgilla kostnader och vissa kan dras av i procent istället för till full kostnad.
En distinktion som gäller på platser som USA är definitionen av resor. En anställd som alltid arbetar på en specifik plats som ligger långt från hemmet kan vanligtvis inte göra anspråk på resekostnader eftersom Internal Revenue Service (IRS) tar hänsyn till den anställdes ”arbetshem”. Sant resor innebär att arbeta på avstånd från den plats där den anställde normalt arbetar i mindre än ett år. Om arbete på distans pågår längre än ett år blir det arbetstagarens arbetshem och kostnader för boende där kan inte dras av.
Det finns många frågor om vilka utgifter som kvalificerar som resekostnader och detta avgörs av arbetstagarens hemland. Några vanliga stödberättigande utgifter inkluderar pengar som spenderas för transport till och från den avlägsna platsen och för transporter som behövs på den platsen. Biluthyrning, resor på flygplan, bussar, tåg eller till och med kompensation för körsträcka om en anställd använder sitt eget fordon kan räknas som legitima resekostnader. De vanligaste extra avdragsgilla utgifterna är för logi och mat, där de sista vanligtvis ersätts med 50 %. Andra stödberättigande kostnader kan vara för tvättservice, telefonsamtal och tips till serviceanställda.
Resekostnader är endast avdragsgilla om arbetstagaren inte fått ersättning för dem på ett sätt som inte redovisas som intäkt. Om en anställd använde ett företags kreditkort för att betala alla utgifter, kan hon inte göra anspråk på dessa utgifter på inkomstskatteredovisningar. På samma sätt, om arbetsgivaren betalar alla utgifter på annat sätt, så att de inte redovisas som en del av inkomsten, ska de inte redovisas på skatter. Vanligtvis är det bara acceptabelt att kräva resekostnader som skatteavdrag om pengarna för alla utgifter betalades av den anställde, egenföretagaren eller företaget.
I USA måste anställda som vill dra av resekostnader lämna in det långa formuläret 1040 och blankett 2106. Företagare, egenföretagare eller de med kommanditbolag kommer att dra av resekostnader på olika sätt. De måste lämna in företagsskatteformulär för att kräva dessa utgifter.
Varje land har sina egna regler om hur man drar av dessa kostnader och vilka som är berättigade. Det är viktigt att vara bekant med lokala eller nationella skattelagar för att avgöra vilka utgifter som anses vara tillåtna. Komplexa avdrag eller frekventa resor kan motivera att man skaffar tjänster från en revisor eller skatteadvokat så att alla formulär arkiveras korrekt. I vilket fall som helst måste personer som planerar att göra anspråk på resekostnader se till att behålla alla kvitton, eftersom dessa ger bevis på varje utgift.