En bokföring innehåller transaktionsposter för kommersiella konton. Dubbla bokföringssystem som används av kommersiella organisationer involverar många redovisningar eller böcker, inklusive huvudboken och journalen. Sammantaget kallas dessa redovisningar för böcker, en förkortad term för räkenskapsböcker. En enda bok med konton kan referera till vilken som helst av de många böcker som används i redovisningsprocessen.
I första hand refererar den vanligaste användningen av termen ”kontobok” till huvudboken som används i dubbelbokföringssystem. Huvudboken innehåller alla konton som används av en organisation, tillsammans med aktuella saldon för dessa konton. Ändringar av dessa konton kräver poster för att notera transaktionerna, vilket skapar en löpande registrering av organisationens ekonomiska historia. Andra typer av reskontra och räkenskapsböcker inkluderar den allmänna journalen, kostnadsreskontra och dotterbolagsreskontra, beroende på det specifika redovisningssystem som valts. Varje bok passar definitionen av bokföring, även om termen används för dessa böcker mer sällan.
I dubbel bokföring är huvudboken en av många registerföringskomponenter som används tillsammans med andra böcker i det kommersiella redovisningssystemet. Information från huvudboken överförs till redovisningen för organisationen i slutet av räkenskapsperioden. Transaktioner registreras som de hänför sig till kontosaldon i huvudboken, men dessa poster återspeglar bara krediter eller debiteringar till kontona som anges. Detaljerad information om specifika transaktioner registreras via journalanteckningar i den allmänna journalen.
Kontoböcker som visar ändringar av olika kommersiella konton som används av en organisation. Dessa konton visar förändringar i saldon för tillgångar, skulder och kostnader. För dubbel bokföring registrerar den allmänna journalen specifika transaktioner som involverar minst två berörda konton, ett med kredit och ett med debet. Det nya kontosaldot som hämtas från den allmänna journalinformationen överförs till huvudboken som en sammanfattande post.
Ett exempel kan hjälpa till att förklara hur en bokföring används. Inköp av kontorsutrustning skapar en minskning av kontanter och en ökning av tillgångskontot för kontorsutrustning. Den specifika transaktionen, berörda konton och notering om transaktionen motiverar var och en för en post på separata rader i den allmänna journalen. Ökningen eller minskningen till varje konto överförs sedan till den primära kontoboken, huvudboken. I slutet av räkenskapsperioden överförs huvudbokens saldon till finansiella rapporter såsom balansräkning, resultaträkning och rapport över eget kapital.