En gäldenärsindrivningsperiod är den tid som krävs för att kunder i ett företag ska få fakturering för levererade varor och tjänster, planera betalning för dessa fakturor och slutligen lämna in den betalningen till leverantören. Vanligtvis börjar inkassoperioden det datum då fakturan utfärdas och slutar det datum då betalningen för den fakturan bokförs. Företag kommer att övervaka både gäldenärsindrivningsperioden för varje enskild kund och även periodvis ta en ögonblicksbild av den genomsnittliga perioden då den avser hela kundbasen. Att göra det gör det möjligt att identifiera när perioden genomgår någon form av ökning, och tillåta företaget att vidta lämpliga åtgärder för att minska perioden till ett genomsnitt som är mer fördelaktigt.
Den grundläggande formeln för att beräkna alla typer av gäldenärsindrivningsperiod för en kundbas som helhet börjar med att identifiera det genomsnittliga antalet gäldenärer som är relevanta för den aktuella tidsperioden. Detta görs genom att identifiera antalet aktiva gäldenärer den första dagen i perioden samt de aktiva gäldenärerna den sista dagen i perioden. Dessa två siffror läggs till och divideras sedan med två för att ge det nödvändiga genomsnittet.
När det genomsnittliga antalet gäldenärer för perioden har fastställts identifieras längden på den aktuella perioden. Beroende på orsaken till beräkningen kan varaktigheten vara ett helt kalenderår, ett kvartal eller till och med en vecka. Att multiplicera det genomsnittliga antalet gäldenärer med varaktigheten, uttryckt i antalet dagar som är involverade i perioden, kommer att ge det slutliga resultatet. I vissa fall kan det vara lämpligt att beräkna gäldenärens indrivningsperiod med 12 månader istället för 365 dagar, beroende på hur de resulterande uppgifterna kommer att användas för att analysera åldrandet av fakturor i kundfordringarna. Denna siffra delas sedan med det totala antalet försäljningar som genererats under den aktuella perioden för att identifiera den genomsnittliga gäldenärsindrivningsperioden för den specifika tidsramen.
Helst är målet att uppnå en gäldenärsindrivningstid som är kortare snarare än längre. Till exempel, om beräkningen indikerar att den genomsnittliga gäldenärens indrivningsperiod är 60 dagar eller mindre, är detta en indikation på en sund omsättning i kundfordringarna som sannolikt ger ett rimligt kassaflöde. Å andra sidan, om den genomsnittliga insamlingsperioden är mer i linje med 90 dagar, kommer företagsägare och chefer att vilja titta närmare på nuvarande policyer och procedurer, samt identifiera specifika kunder som kan bidra väsentligt till den längre varaktigheten, orsakar potentiella problem med kassaflödet.