Enkelt uttryckt är en projektekonomisk rapport ett dokument som anger det övergripande resultatet för ett projekt, dess tidsram och dess budget. Många företag och företag använder dessa för att hålla reda på lönsamheten och kostnaderna för olika ansträngningar, och de är också användbara för regeringar och andra organisationer. Detaljerna för vad som är inblandat kommer vanligtvis att variera något beroende på typen av projektet i fråga, men i de flesta fall är kärnelementen i alla rapporter ungefär desamma: alla anger till exempel de grundläggande intäkterna och kostnaderna, samt definierar tilldelningsmetoder; för det mesta identifierar de också de övergripande projektmålen och förväntningarna framåt. Rapportering krävs ofta av externa parter som har ett ekonomiskt intresse av de projekt som beskrivs och i många fall beror framgången och fortsatta finansieringen av åtagandena på om investerarna är nöjda med siffrorna och statistiken som förmedlas. Ibland ingår rapporter med ett företags större årsredovisning, som normalt tillhandahålls aktieägarna, men den kan också vanligtvis begäras och publiceras oberoende. Tidpunkten är vanligtvis beroende av när projektet är klart eller alternativt när större investerare vill ha en lägesrapport.
Förstå finansiella rapporter och rapporter i allmänhet
Finansiella rapporter är avgörande för alla affärssträvanden, vare sig de är stora som små och vare sig de är i vinstsyfte eller inte. Det finns många olika typer, till stor del för att anpassa sig till många olika mål. En resultaträkning, även känd som en inkomst- och utgifts- eller resultat- och kostnadsrapport, är ett exempel; en annan är en balansräkning eller en kontosaldorapport. En kassaflödesrapport är mindre vanlig i mindre enheter och sällan skapad av individer.
I de flesta fall är det som gör en specifikt projektekonomisk rapport unik dess omfattning. Alla tre grundläggande typer av finansiella rapporter kan användas antingen brett eller specifikt, och alla kan inkluderas i en projektrapport om de används för att detaljera framtidsutsikterna eller prestanda för ett specifikt, isolerat projekt.
Specifikt vad projektrapporter måste specificera
En typisk projektekonomisk rapport innehåller vanligtvis en skriftlig berättelse för att informera läsaren om projektets mål och framsteg. Denna del av rapporten kommer också att diskutera projektöverskridanden och problem som påverkar det ekonomiska resultatet. Rapportering om hur mycket pengar som vunnits eller förlorats under en viss tidsperiod, hur vinsten eller förlusten uppstod på de olika kontona och hur mycket pengar som kom från intäktsgenererande aktiviteter, investeringsaktiviteter och lån ingår normalt också. Mycket av detta varierar beroende på själva projektet, med längre och mer komplexa ansträngningar som kräver mer. Kärnelementen som ingår är dock vanligtvis ganska konsekventa.
Intäkter och kostnader
Det är vanligtvis nödvändigt att fördela intäkter och kostnader mycket exakt i projektredovisningen. Intäkterna måste till exempel vara direkt kopplade till projektet. I de flesta fall kommer kostnaderna att kategoriseras i två breda grupper: direkta och indirekta kostnader.
Direkta kostnader uppstår uteslutande på grund av projektaktiviteter, såsom arbetskraft och projektmaterial. Indirekta kostnader delas med andra projekt eller aktiviteter. Dessa inkluderar ledning ovanför projektledningen och flera stödfunktioner, såsom kvalitetskontroll eller marknadsföring.
Att fördela indirekta kostnader är ofta lite mer komplicerat. Även om det finns standarder för tilldelning som utvecklats av redovisningsexperter, kan dessa vara öppna för debatt. Ett exempel på en sådan kostnadsdebatt är det korrekta sättet att fördela en icke-projektstödsavdelningschefs tid med flera tekniska personer tilldelade olika projektledare för kvalitetskontroll. Om kvalitetskontrollchefen faktiskt inte behöver se över det arbete som utförts av sin anställde, om han fortfarande bör avsätta en del av sin tid till att leda den anställde på grund av de indirekta kostnaderna för att tillhandahålla kontorsutrymmen, anställning, utbildning och andra ledningskostnader som är förknippade med att göra den tekniska medarbetaren tillgänglig för projektet är något kontroversiellt — vissa rapporter inkluderar detta medan andra inte gör det.
Definiera det större omfattningen
Ett annat problem vid granskning av en projektekonomisk rapport är definitionen av projektets omfattning. Projekt utökas ofta eller omplaneras eller upplever en förändring i finansieringsnivåer. Arbetsbeskrivningen som beskriver det arbete som ska utföras, tidsplanen och kostnaden måste revideras i tid. Denna utökade arbetsaktivitet bör tydligt anges i den skriftliga delen av projektets ekonomiska rapport så att projektets effektivitet och framgång tydligt kan fastställas.