Formulir W-4 adalah formulir yang diterbitkan oleh Internal Revenue Service (IRS) di Amerika Serikat. Formulir W-4 disediakan oleh pemberi kerja kepada karyawan baru untuk menentukan berapa banyak pajak penghasilan federal dan negara bagian yang harus dipotong dari gaji karyawan. Seorang karyawan mengisi formulir W-4 dengan informasi tentang dirinya dan tanggungannya, dan harus membuat perubahan jika situasi pribadinya berubah.
Di Amerika Serikat, sistem pajak penghasilan adalah sistem bayar sesuai pemakaian, yang berarti bahwa setiap karyawan dan pekerja harus membayar sebagian dari pendapatannya saat ia membuatnya. Untuk wiraswasta, ini berarti mengirimkan taksiran pajak triwulanan berdasarkan jumlah pendapatan yang mereka hasilkan. Untuk karyawan, majikan mereka mengurus pembayaran yang diperlukan dengan menahan sejumlah uang dari setiap gaji.
Pengusaha harus menahan sejumlah uang untuk pajak pendapatan federal, yang disebut sebagai FICA. Majikan juga harus menahan uang dari gaji karyawan untuk membayar pajak negara karyawan. Akhirnya, majikan harus mengambil uang dari karyawan untuk membayar pajak Jaminan Sosial dan Medicare untuk karyawan tersebut.
Jumlah uang yang harus diambil majikan dari gaji karyawan tergantung pada gaji karyawan dan kewajiban pajak karyawan. Orang-orang yang memiliki banyak tanggungan, atau mereka yang mereka dukung, berhak atas kredit pajak untuk setiap tanggungan. Jadi, majikan harus memperoleh informasi ini dari karyawan untuk menentukan berapa banyak uang yang harus ditahan.
Dengan demikian, formulir W-4 diberikan kepada seorang karyawan sehingga dia dapat mengisinya untuk mendapatkan informasi yang diperlukan pemberi kerja yang diperlukan untuk memotong pajak. Petunjuk formulir W-4 menjelaskan apa itu tanggungan, sehingga karyawan dapat menghitung jumlah tanggungan yang mereka miliki dan mengisi formulir dengan jumlah yang tepat. Ada juga tempat di formulir di mana seorang karyawan dapat menentukan bahwa dia tunduk pada pemotongan cadangan – yang berarti dia berutang uang kepada IRS dan lebih banyak lagi harus dikeluarkan dari ceknya – atau di mana seorang karyawan dapat menentukan bahwa dia bebas pajak .
Undang-undang mengharuskan karyawan untuk mengisi formulir W-4 dengan jujur. Karyawan juga harus memberikan nomor Jaminan Sosial dan informasi identitas lainnya pada formulir W-4. Salinan disimpan oleh majikan dan salinan lain dikirim ke IRS. Majikan kemudian menahan uang yang sesuai sebagaimana ditentukan oleh formulir W-4 dan tabel pemotongan IRS, dan mengirimkan jumlah pajak yang benar ke IRS.