Piutang usaha adalah konsep di mana bisnis memberikan pinjaman jangka pendek kepada klien mereka. Misalnya, sebuah perusahaan menjual barang atau jasa secara kredit, memaksa departemen piutang untuk menyimpan catatan tentang siapa yang berutang uang kepada perusahaan dan kapan pelanggan harus membayar tagihan. Tugas lain mungkin juga ada di departemen ini, seperti merekonsiliasi akun pelanggan, menyeimbangkan akun induk piutang, dan membuat laporan penuaan untuk menentukan pelanggan mana yang tertinggal jauh dalam melakukan pembayaran di akun terbuka. Perusahaan yang lebih kecil mungkin tidak memiliki departemen yang sebenarnya untuk piutang; sebagai gantinya, satu individu menangani tugas-tugas ini. Departemen ini adalah salah satu yang paling penting di kantor akuntansi karena mereka mengendalikan sebagian arus kas perusahaan.
Menawarkan rekening kredit jangka pendek kepada pelanggan adalah salah satu cara perusahaan dapat mendorong lebih banyak penjualan kepada mereka yang tidak memiliki uang tunai. Sebuah perusahaan dapat menggunakan departemen piutang untuk melakukan pemeriksaan kredit kecil pada pelanggan yang mencari rekening perdagangan. Ini dapat melibatkan pemeriksaan catatan dengan vendor lain yang telah menawarkan rekening kredit perdagangan kepada pelanggan potensial. Catatan sejarah ini dapat menunjukkan seberapa baik calon pelanggan akan membayar tagihannya. Departemen piutang mungkin tidak membuat keputusan akhir tentang akun kredit, menyerahkan tanggung jawab ini kepada pengontrol.
Pekerjaan sehari-hari di departemen piutang biasanya berulang-ulang, seperti banyak kegiatan yang berbeda di departemen akuntansi. Akuntan memilah-milah surat setiap hari dan mencari pembayaran dari pelanggan. Jika ada, akuntan mencap tanggal penerimaan pada pembayaran dan menarik rekening pelanggan di buku besar perusahaan. Rekonsiliasi singkat mungkin diperlukan untuk menentukan faktur terbuka mana yang dicakup oleh cek dalam hal pembayaran. Jika pelanggan melunasi surat pernyataan yang dikirim oleh perusahaan, proses rekonsiliasi ini mungkin lebih mudah karena sebagian pekerjaan sudah selesai.
Setelah akuntan menerima uang tunai dari pelanggan, mendamaikan piutang, dan pembayaran pasca, rekonsiliasi yang lebih besar mungkin diperlukan. Ini mungkin dimulai dengan pembuatan laporan penuaan untuk menentukan pelanggan mana yang masih berutang uang dan berapa umur rekening terbuka. Pemberitahuan dapat dikirim ke pelanggan yang sangat terlambat, meminta pembayaran segera untuk menutup piutang yang terbuka. Departemen piutang biasanya bertanggung jawab untuk menyelesaikan aktivitas ini setiap bulan. Rekonsiliasi untuk akun piutang induk ke laporan penuaan mungkin juga merupakan proyek bulanan.