Buku besar kota, juga disebut buku besar rumah, adalah metode akuntansi hotel untuk melacak transaksi non-tamu. Akuntansi hotel dibagi menjadi operasi front-office dan back-office. Kantor depan biasanya berurusan dengan tamu terdaftar dan mencatat transaksi mereka ke buku besar tamu. Uang yang ditangani hotel yang tidak diatribusikan kepada tamu yang terdaftar saat ini menjadi bagian dari buku besar kota dan ditangani oleh departemen akuntansi di back office.
Sistem akuntansi menggunakan buku besar untuk mengumpulkan akun terkait. Buku besar kota adalah kumpulan akun terkait yang melacak uang yang dibawa oleh hotel yang bukan merupakan bagian dari transaksi yang terkait dengan tamu yang saat ini terdaftar. Beberapa hotel menggunakan terminologi yang berbeda untuk buku besar ini, menyebutnya buku besar rumah atau buku besar non-tamu. Apapun nama buku besar itu, bagaimanapun, fungsinya cenderung sama dalam sistem akuntansi hotel standar.
Buku besar kota biasanya berisi setidaknya empat akun. Jenis akun pertama disiapkan untuk individu dan bisnis yang menggunakan hotel untuk rapat dan acara. Uang yang dikumpulkan dari jenis pelanggan ini diproses oleh departemen akuntansi hotel, bukan meja depan. Biasanya, pelanggan ini menerima tagihan atau faktur bulanan yang merinci biaya yang terkait dengan acara tersebut, bukan tagihan dari masa inap hotel. Pernikahan, konferensi, seminar, dan pertemuan kelompok adalah contoh peristiwa yang akan dilacak oleh akun ini di buku besar.
Pada catatan yang sama, jenis akun kedua menangani transaksi untuk eksekutif perjalanan. Jika sebuah perusahaan memiliki rekening terbuka dengan hotel yang memungkinkan salah satu karyawan perusahaan untuk tinggal sementara mereka berada di kota, transaksi dicatat dalam buku besar sebagai rekening rumah perusahaan. Departemen akuntansi biasanya menagih perusahaan setiap bulan untuk biaya yang dihasilkan.
Rekening buku besar kota lainnya biasanya bertindak sebagai rekening pemegang kartu kredit. Ketika seorang tamu menggunakan kartu kredit untuk melakukan pembayaran, jumlah tersebut ditransfer dari buku besar tamu ke buku besar kota sementara hotel menunggu perusahaan kartu kredit untuk melepaskan pembayaran. Ini mencerminkan fakta bahwa tamu tidak lagi menginap di hotel, sehingga akun terbuka tidak dapat tetap berada di meja depan. Setelah tamu pergi, departemen akuntansi hotel bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan kartu kredit mengirimkan pembayaran.
Tamu yang gagal melunasi tagihan mereka saat mereka pergi juga memiliki jumlah yang ditransfer ke rekening di buku besar kota. Departemen akuntansi bertanggung jawab untuk memulai proses penagihan terhadap orang tersebut atau menindaklanjuti sesuai kebutuhan. Ini memastikan bahwa departemen hotel yang paling mampu mengelola proses pengumpulan ditugaskan untuk tugas tersebut.