Tagihan dan tanda terima digunakan dalam dua situasi yang sama sekali berbeda. Tagihan disajikan ketika uang terutang, sedangkan tanda terima diberikan ketika jumlah terutang telah dibayar. Dengan kata lain, tagihan adalah permintaan pembayaran, sedangkan tanda terima adalah pengakuan pembayaran yang diterima.
Umumnya, tagihan digunakan untuk pembelian yang dilakukan secara kredit, dan penerimaan mengikuti pembayaran tunai untuk barang atau jasa. Misalnya, ketika pelanggan membayar belanjaan, petugas akan menjumlahkan barang dan menyerahkan tanda terima kepada pelanggan segera setelah dia menerima pembayaran. Sebaliknya, seseorang yang memiliki rekening di perusahaan telepon kemungkinan besar akan menerima tagihan pada waktu yang hampir sama setiap bulannya dengan jumlah tertentu yang terutang. Jika tagihan bulan sebelumnya belum dibayar, jumlahnya biasanya akan ditambahkan ke tagihan saat ini, dengan mungkin biaya bunga jika tanggal jatuh tempo telah lama berlalu. Metode tagihan dan tanda terima ini digunakan untuk konsumen serta situasi bisnis.
Dalam bisnis, tagihan biasanya dikenal sebagai faktur. Istilah 30 hari bersih biasanya digunakan di perusahaan untuk menunjukkan bahwa tagihan harus dibayar secara total dalam waktu 30 hari sejak waktu pembelian barang atau jasa. Tagihan dan tanda terima dapat digunakan dalam transaksi yang berbeda untuk pelanggan yang memiliki rekening di perusahaan. Jika pelanggan melakukan pembelian yang lebih besar, dia mungkin ingin menggunakan kredit dan ditagih, tetapi jika hanya untuk satu atau dua item, membayar tunai dan menyimpan tanda terima sebagai bukti pembayaran mungkin lebih disukai.
Faktur atau tagihan biasanya disiapkan menggunakan perangkat lunak komputer di lingkungan kantor, sementara banyak tanda terima dibuat di mesin kasir di toko. Tanda terima juga dapat ditulis tangan pada saat pembayaran tunai seperti ketika pemilik menerima sewa bulanan dari penyewa. Tidak seperti kwitansi atau faktur kasir, kwitansi tulisan tangan tidak sering diperinci, melainkan hanya mencakup jumlah total. Faktur dan kuitansi yang dirinci biasanya pertama-tama menunjukkan jumlah bersih, kemudian pajak ditambahkan atau dikurangi diskon sebelum total ditempatkan di bagian bawah. Namun, total pada tagihan dan tanda terima akan selalu berarti hal yang berbeda.
Jumlah total pada semua jenis penerimaan menunjukkan dana yang dibayarkan. Jumlah total pada setiap jenis tagihan menandakan bahwa jumlah tersebut masih terutang kecuali faktur dicap “dibayar.” Daripada menggunakan stempel atau tanda berbayar pada tagihan, sebagian besar bisnis saat ini menunjukkan pada pernyataan terpisah, atau pada tagihan yang akan datang, bahwa jumlah terutang sebelumnya telah diterima.