De stora skillnaderna mellan en faktura och ett kvitto beror på när varje typ av dokument tillhandahålls under inköpsprocessen och syftet med varje dokument. En faktura utfärdas vanligtvis av säljaren av en produkt eller tjänst till den person eller det företag som köper den varan, vanligtvis när denna artikel har överförts men innan den är betald. Däremot utfärdas ett kvitto av säljaren till köparen efter att varan är betald. Även om båda dessa dokument utfärdas av säljaren, är fakturan en begäran om betalning medan kvittot är ett betalningsdokument.
Både en faktura och ett kvitto utfärdas vanligtvis av säljaren av en produkt eller tjänst till köparen av den artikeln, även om varje dokument är avsett för ett annat syfte. Fakturor används som ett sätt att dokumentera produkter eller tjänster som tillhandahålls av en säljare till köparen, och sedan begära betalning för den artikeln. Detta utfärdas vanligtvis vid leverans av den beställda varan, men en faktura kan också utfärdas efter att en beställning har lagts men före leverans.
Kvittot utfärdas av säljaren till köparen av en vara efter att betalning har skett för den varan. Det fungerar effektivt som ett köpbevis för köparen, så att han eller hon kan visa att en produkt eller tjänst har köpts på ett lagligt sätt. Detta kan också användas av en köpare för att hålla reda på betalningar som har tagits emot för olika varor. Både en faktura och ett kvitto kan användas som en del av en köpcykel, för att hjälpa köparen och säljaren att hålla reda på var de befinner sig i den cykeln.
Denna skillnad i var en faktura och ett kvitto utfärdas inom tidslinjen för köpprocessen är anmärkningsvärd. Betydelsen av en faktura bygger på användningen av fakturor för att dokumentera försäljning före betalning, vilket gör att säljare kan spåra utgående produkter och indikera för köpare vilka produkter eller tjänster som kommer in. Detta är viktigt för att korrekt spåra lager på båda sidor av inköpsprocessen och för att köpare ska kunna hålla reda på betalningar som väntar. Kvitton gör däremot att köpare kan spåra betalningar som har gjorts och gör det lättare för säljare att spåra vilka fakturor som har betalats och vilka som fortfarande är under behandling.