Banyak jenis bisnis mengelola urusan mereka dengan memelihara akun. Ini termasuk bank, perusahaan kartu kredit, dan perusahaan utilitas. Akun yang dikelola bisnis ini sebenarnya adalah file yang dipersonalisasi. Untuk membedakan satu file dari yang lain, setiap file umumnya diberikan nomor akun untuk mengidentifikasinya.
Nomor akun biasanya merupakan alat manajemen file yang sangat berguna dan efisien. Jika seseorang pergi ke bank untuk membuka rekening giro, dia harus diberi nomor rekening giro. Tujuan dari nomor ini adalah untuk mengelola transaksi yang berkaitan secara khusus dengan transaksi pelanggan tersebut. Jika dia perlu melakukan setoran, dia akan menggunakan nomor rekeningnya sehingga uang itu dapat dikreditkan kepadanya dan bukan ke orang lain. Jika dia perlu menarik dana, dia akan membutuhkan nomor rekeningnya untuk memastikan bahwa dia tidak mengambil dana yang bukan miliknya.
Perusahaan yang mengelola file pelanggan menggunakan nomor akun sering kali merasa paling mudah untuk mengidentifikasi file pelanggan menggunakan nomor ini. Nama, misalnya, dapat menimbulkan masalah karena mungkin ada banyak orang dengan nama yang sama. Nomor rekening, bagaimanapun, harus unik. Duplikat nomor rekening dalam suatu perusahaan umumnya merupakan kesalahan dan dapat menimbulkan banyak masalah.
Nomor rekening dapat berupa numerik lengkap atau dapat berupa alfanumerik. Setiap perusahaan umumnya dapat memutuskan bagaimana memformat nomor rekeningnya. Bisnis umumnya menyusun angka-angka ini sehingga nomor rekening dari perusahaan lain tidak dapat disalahartikan sebagai salah satu dari mereka sendiri. Misalnya, bank harus dapat dengan mudah mengidentifikasi bahwa telah terjadi kesalahan jika pelanggan menggunakan nomor rekening kartu kreditnya.
Bergantung pada jenis akun, mungkin ada risiko besar yang terlibat dalam kehilangan atau berbagi nomor akun. Ada banyak alasan untuk ini. Alasan utamanya adalah bahwa arsip pelanggan sering kali berisi informasi rahasia seperti nomor identitasnya, informasi kredit, dan alamat rumahnya. Alasan lain pentingnya perlindungan nomor rekening adalah karena jika orang asing memperoleh nomor tersebut, mereka dapat memperoleh akses ke sumber daya seseorang, seperti keuangannya.
Karena banyak perusahaan menggunakan nomor rekening, sebagian besar perusahaan mencoba membuat klien nyaman untuk mengelolanya. Mereka melakukan ini dengan memasukkan nomor rekening setiap pelanggan pada laporan dan tagihan yang dikirimkan kepada mereka. Nomor tersebut sering tercetak pada setiap cek ketika seseorang memiliki rekening giro. Beberapa bisnis mengeluarkan kartu untuk setiap pelanggan yang berisi nomor uniknya.