Dana gelap biasanya didefinisikan sebagai beberapa jenis cadangan keuangan yang dipertahankan di atas dan di luar item baris akuntansi biasa, biasanya sebagai semacam item baris umum yang dapat digunakan untuk melacak pengeluaran yang tidak sesuai dengan kriteria untuk dana lain. . Bisnis mungkin memiliki dana khusus yang disisihkan untuk mengelola pembelian yang berada di luar cakupan anggaran operasional dasar, sementara individu dan keluarga dapat menggunakan dana gelap untuk pengeluaran tambahan yang melebihi dan di luar pengeluaran rumah tangga biasa. Ada beberapa manfaat untuk memelihara dana dengan uang rahasia serta beberapa kewajiban potensial, termasuk kemungkinan gagal membayar pajak atas dana tersebut dan mendapat banyak masalah dengan agen pajak.
Jika dikelola dengan baik, ada beberapa keuntungan yang terkait dengan pengoperasian dana gelap. Dana tersebut dapat berfungsi sebagai sarana untuk mengelola pengeluaran yang sulit dikaitkan dengan item anggaran tertentu. Dengan menyimpan uang ekstra di dana gelap, masih mungkin untuk memperhitungkan setiap pembelian meskipun mengklasifikasikan pembelian itu agak sulit. Dengan menggunakan pendekatan ini, tidak ada potensi uang atau pembelian untuk dianggap tidak dicatat, dan oleh karena itu sangat kecil peluang transaksi untuk tidak diperhitungkan saat menghitung pajak.
Karena uang yang disimpan dalam slush fund tidak diperlukan untuk operasi bisnis atau rumah tangga sehari-hari, dana tersebut seringkali dapat digunakan untuk tujuan yang berada di luar cakupan anggaran tersebut. Misalnya, sebuah rumah tangga dapat mengatur dan memelihara dana simpanan untuk digunakan ketika keluarga memutuskan untuk mengambil liburan menit terakhir atau liburan akhir pekan yang diperpanjang, atau untuk melakukan semacam pembelian impulsif seperti televisi layar lebar baru. Karena uang adalah dana yang tidak diperuntukkan untuk tujuan tertentu, rumah tangga dapat menentukan kapan dan bagaimana menggunakan dana tersebut. Dengan cara yang sama, bisnis dapat memutuskan untuk menggunakan dana gelap untuk membiayai partisipasi dalam konferensi bisnis pada menit terakhir, meskipun anggaran tidak menyediakan dana untuk tujuan tertentu.
Ada beberapa potensi bahaya yang terkait dengan pemeliharaan dan penggunaan dana gelap. Godaan untuk menyimpan uang ekstra dari pembukuan selalu ada. Dengan asumsi bahwa dana yang dipindahkan ke dalam dana tersebut telah diperhitungkan sebagai pendapatan dan termasuk dalam penghitungan pajak terutang, mungkin tidak ada masalah dengan menyimpan dana tersebut dari pembukuan. Sayangnya, menyembunyikan uang dapat meningkatkan kemungkinan gagal membayar pajak yang berlaku, situasi yang pada akhirnya menyebabkan timbulnya biaya dan penalti ketika uang itu ditemukan. Bergantung pada jumlah yang ditemukan dalam dana gelap, ini dapat meluncurkan penyelidikan skala penuh ke semua aspek akuntansi keuangan, serta merusak reputasi bisnis.