Buku besar pembelian adalah catatan yang disimpan oleh bisnis untuk tujuan akuntansi dari semua pembayaran yang dilakukan dan uang yang saat ini terutang kepada kreditur. Tujuannya adalah untuk menyimpan catatan yang akurat dan mengetahui berapa banyak uang yang terutang pada waktu tertentu. Di masa lalu, buku besar pembelian disimpan dengan tangan, tetapi sekarang sebagian besar bisnis besar menggunakan buku besar yang terkomputerisasi untuk menyimpan catatan mereka. Adalah umum untuk buku besar pembelian berisi akun individual untuk setiap pemasok bisnis bersama dengan saldo yang terutang untuk masing-masing.
Menjalankan bisnis yang sukses membutuhkan pencatatan yang rajin, karena pembayaran dan penerimaan pembayaran berlangsung dengan kecepatan yang sering kali panik setiap hari. Sebuah bisnis yang kehilangan jejak datang dan perginya uang ini berisiko gagal ketika tiba saatnya untuk melunasi hutangnya. Untuk alasan ini, buku besar pembelian disimpan dengan tujuan khusus untuk melacak pembayaran yang dilakukan dan uang yang terutang kepada mereka yang menyediakan barang dan jasa untuk bisnis.
Bisnis biasanya menjalin hubungan dengan pemasok berdasarkan kredit, yang berarti bahwa tidak ada pembayaran yang benar-benar berpindah tangan pada saat pembelian, tetapi uang terutang kepada pemasok untuk dibayarkan di kemudian hari. Mengetahui berapa banyak uang yang terutang kepada setiap pemasok adalah suatu keharusan, dan buku besar pembelian memecahkan masalah ini. Setiap pemasok individu biasanya diwakili dalam buku besar oleh akunnya sendiri, yang mencatat pembelian yang dilakukan, pembayaran apa pun yang telah dilakukan bisnis untuk pembelian ini, dan saldo terutang kepada pemasok.
Adalah bijaksana bagi bisnis untuk memperbarui buku besar pembelian mereka secara teratur untuk mengawasi dengan cermat berapa banyak uang yang terutang kepada kreditur. Selain itu, diperlukan sistem pencatatan yang mudah diikuti agar kebingungan tidak mengakibatkan pembayaran terlalu sedikit atau bahkan terlalu banyak kepada pemasok pada waktu tertentu. Ini dapat dicapai dengan memberi nomor pada setiap pembelian dan pembayaran sehingga mudah ditemukan dan diidentifikasi.
Semua pencatatan ini menjadi lebih mudah bagi bisnis dengan kemajuan teknologi komputer. Perangkat lunak sudah tersedia yang pada dasarnya bertindak sebagai buku besar pembelian digital, dengan pembayaran dan pembelian dicatat hanya dengan beberapa penekanan tombol sederhana. Bahkan jika sebuah bisnis telah mengkomputerisasi catatan pembayaran dan pembeliannya, tetap harus memastikan untuk rajin memperbarui entri agar catatannya tidak ketinggalan zaman.