Biaya tunai adalah biaya yang dibayarkan segera dalam bentuk tunai atau yang setara seperti cek atau wesel. Ini berbeda dengan biaya yang dibayar secara kredit, baik melalui perjanjian kredit dengan vendor atau penggunaan kartu kredit atau jalur kredit untuk menutupi pengeluaran. Bisnis yang menggunakan metode akuntansi kas mencatat biaya tunai segera setelah terjadi dan hanya mencatat biaya kredit ketika uang tunai dibayarkan untuk menyelesaikan akun kredit. Metode akuntansi ini dapat menimbulkan beberapa tantangan, membuat banyak bisnis lebih memilih menggunakan akuntansi akrual untuk memantau aktivitas akun mereka.
Pada dasarnya, biaya tunai adalah setiap biaya yang dibayarkan di muka dengan dana yang segera tersedia. Dana untuk biaya tersebut diambil langsung dari rekening perusahaan, bukan diperpanjang secara kredit dan dilunasi nanti. Ada banyak jenis transaksi di mana pembayaran tunai diperlukan untuk keselamatan dan keamanan dan ini semua akan dicatat sebagai biaya tunai untuk tujuan pembukuan. Beberapa orang dan bisnis beroperasi sepenuhnya secara tunai untuk kenyamanan atau alasan lain dan dengan demikian hanya memiliki biaya tunai.
Dalam akuntansi tunai, setiap kali pembayaran tunai dilakukan untuk menyelesaikan biaya tunai, itu dicatat dalam buku besar, bersama dengan informasi tentang transaksi. Satu masalah dengan metode ini adalah bahwa tidak ada mekanisme untuk mencatat transaksi kredit, dan dengan demikian buku besar tidak memberikan gambaran yang akurat tentang kondisi bisnis. Sebuah bisnis dapat memiliki transaksi kredit luar biasa yang tidak dicatat, menciptakan gambaran yang menyesatkan tentang kesehatan keuangannya.
Biaya tunai dapat mencakup akun yang diselesaikan segera, biaya berkelanjutan yang dibayar tunai, banyak utilitas, dan sebagainya. Dalam metode akuntansi akrual, selain mencatat biaya tunai pada saat terjadinya, akuntan juga mencatat transaksi kredit. Dengan mencatat transaksi-transaksi ini ketika terjadi, bahkan jika belum ada uang yang berubah, bisnis dapat melacak situasi keuangannya dengan lebih baik, dan menghasilkan gambaran keuangan yang lebih jujur kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Pendekatan metode akuntansi bervariasi, tergantung pada bisnis. Banyak yang telah beralih dari akuntansi biaya tunai ke akuntansi akrual karena mereka menemukan metode akrual lebih akurat dan bermanfaat untuk kebutuhan mereka. Akuntan dapat memberikan saran khusus tentang metode akuntansi dan opsi yang mungkin paling sesuai untuk bisnis tertentu. Setelah metode akuntansi dipilih, itu harus diterapkan secara konsisten dan digunakan untuk mengurangi risiko kebingungan, laporan keuangan yang tidak akurat, dan masalah lainnya.