Redovisningssystem använder en serie redovisningar och journaler för att registrera och klassificera de olika transaktioner som ett företag ägnar sig åt. Reskontraposter representerar transaktionerna i dessa böcker, med revisorer som vanligtvis märker dem som journalposter. De olika typerna av reskontraposter inkluderar de i underreskontra och journaler. Var och en av dessa två kategorier har olika böcker som innehåller specifika transaktioner för enklare referens vid ett senare tillfälle. Dubbel bokföring kräver både en debet och en kredit för varje post.
Klassisk redovisning har två krav som revisorer alltid måste följa när de bokför affärstransaktioner i bokföring. Först måste en debet och kredit finnas i varje post för att balansera redovisningsekvationen. För det andra måste bokföring alltid resultera i tillgångar som motsvarar krav på dessa tillgångar, oavsett om anspråken görs av externa intressenter eller ägaren. Varje delbok och journal måste följa dessa regler; annars kommer räkenskaperna att vara ur balans. Dessutom kan fel hamna i böckerna på grund av obalanserade poster som förs in på de olika reskontrakontona.
Huvudboken bär ofta monikern den ursprungliga boken. Detta innebär att de samlade siffrorna från andra delböcker och journaler rullas upp till huvudboken. Därför påverkar alla reskontraposter som påverkar reskontra och journaler även huvudboken. Till exempel inkluderar vanliga underreskontra leverantörsreskontra, kundfordringar, löner och andra. Var och en av dessa underreskontra har sin egen grupp av redovisningsposter, som bär namn som representerar underreskontra i vilka de är registrerade.
Tidskrifter är kronologiska inmatningsböcker i ett redovisningssystem. Dessa tidskrifter har en något begränsad användning; de behåller endast transaktioner som hänför sig till försäljning, inköp och kassakvitton, tillsammans med kontantutbetalningar och allmänna poster. Kort sagt faller alla reskontraposter under någon av dessa journaler. Till exempel resulterar inköp av lager i en debitering i inköpsjournalen och en kreditering i kontantutbetalningsjournalen. Andra poster går in i tidskrifterna på ett liknande sätt, och upprätthåller balansen i företagets böcker.
Revisorer kan registrera reskontraposter under månaden i respektive journal för varje transaktion. Detta säkerställer att böckerna alltid är uppdaterade och att inga transaktioner misslyckas med att registreras i journalerna. De olika typerna av journalposter spelar ingen roll – försäljning, inköp, kassakvitton eller utbetalningar – så länge de är korrekta och giltiga för räkenskapsböckerna.