Akun penggantian mileage dapat merujuk ke dua hal yang berbeda. Yang pertama adalah jenis rekening yang dimiliki oleh seorang karyawan di bisnis tempat dia bekerja; ketika dia melakukan perjalanan bisnis yang memenuhi syarat, dia kemudian dapat menyerahkan formulir untuk penggantian jarak tempuh, dan dana akan dimasukkan ke dalam rekening, yang sering kali hanya berupa kartu kredit bisnis. Jenis akun penggantian mileage kedua dibuat oleh bisnis itu sendiri, dan umumnya merupakan jumlah dana yang ditentukan oleh bisnis dan ditujukan untuk tujuan penggantian biaya perjalanan bisnis kepada karyawan. Ini membantu bisnis mengelola pengeluaran dan mempertahankan anggaran bulanan atau tahunan.
Jenis pertama dari akun penggantian mileage adalah salah satu manfaat yang sering ditawarkan kepada karyawan di perusahaan besar. Penggantian tersebut dapat menutupi biaya bahan bakar untuk menggunakan mobil sendiri, atau dapat menutupi biaya sewa mobil dan bahan bakar yang diperlukan untuk mobil tersebut. Ini juga dapat mencakup tiket pesawat jika jenis perjalanan itu diperlukan, di samping biaya perjalanan lainnya seperti kamar hotel. Penggantian jarak tempuh tidak selalu hanya mengacu pada jarak tempuh yang ditempuh. Akun ini terkadang juga disebut sebagai akun penggantian biaya perjalanan.
Perusahaan biasanya akan meminta karyawan untuk menyerahkan tanda terima, dan kemudian akan mengeluarkan cek untuk penggantian, atau mungkin hanya memberi karyawan kartu kredit perusahaan untuk digunakan, dan kemudian mengganti dana di akun penggantian jarak tempuh. Karyawan harus yakin untuk melacak dengan cermat uang yang dibelanjakan dan kemudian diserahkan untuk penggantian, dan pastikan bahwa hanya pengeluaran yang memenuhi syarat yang diajukan. Jika tidak, seseorang dapat kehilangan hak untuk mengakses akun penggantian mileage, atau mungkin dilarang melakukan perjalanan bisnis di masa mendatang.
Jenis kedua dari akun penggantian jarak tempuh digunakan oleh bisnis untuk tujuan penganggaran yang lebih luas. Uang jarang ditempatkan ke dalam rekening terpisah yang sebenarnya dari sisa dana penggajian atau pengeluaran bisnis, tetapi seringkali perangkat lunak akuntansi digunakan untuk menentukan tujuan dana dalam rekening yang lebih besar ini. Jumlah tertentu per bulan, atau per tahun, mungkin diperbolehkan untuk penggantian jarak tempuh, dan jika karyawan melebihi jumlah itu, jumlah perjalanan bisnis yang diizinkan dapat dikurangi, atau audit dapat dilakukan untuk memastikan bahwa dana tersebut sedang digunakan dengan tepat. Menjaga akun dengan cara ini juga memungkinkan akuntansi yang lebih mudah, dan menyeimbangkan pendapatan dan kerugian di akhir tahun.