Setiap tanda terima untuk pengeluaran tak terduga yang digunakan karyawan untuk mendapatkan penggantian dapat dianggap sebagai tanda terima kas kecil. Sebagian besar kantor dan departemen memiliki apa yang dikenal sebagai dana kas kecil yang dimasukkan ke dalam anggaran mereka. Keadaan di mana karyawan dapat menggunakan uang dalam dana kas kecil bervariasi, tetapi sebagian besar waktu dana tersebut mencakup pengeluaran tunai kecil, seperti parkir untuk rapat di luar lokasi, perlengkapan kantor, atau ongkos kirim. Karyawan yang menanggung biaya ini harus menyimpan kwitansi mereka, mengisi voucher atau slip kas kecil, dan menyerahkan keduanya kepada petugas anggaran untuk penggantian.
Dana kas kecil hampir ada di mana-mana dalam bisnis. Meskipun anggaran departemen mungkin akan menutupi sebagian besar pengeluaran besar, hampir tidak mungkin untuk memprediksi semua pengeluaran kecil yang akan dikeluarkan dalam kegiatan sehari-hari. Sebagian besar karyawan, pada titik tertentu, akan membayar sendiri untuk beberapa biaya terkait pekerjaan. Ketika ini terjadi, penerimaan kas kecil dapat memastikan pembayaran segera.
Setiap perusahaan menyusun sistem kas kecilnya sedikit berbeda. Beberapa menetapkan daftar pengeluaran kas kecil yang disetujui, sementara yang lain menyerahkan kebijaksanaan kepada manajer individu. Namun, dalam hampir semua kasus, seorang karyawan harus menunjukkan tanda terima untuk penggantian. Tanda terima kas kecil biasanya harus menunjukkan deskripsi terperinci dari semua pembelian serta jumlah total yang dibayarkan, memungkinkan petugas anggaran untuk mengkonfirmasi bahwa (a) pengeluaran memenuhi syarat dan (b) jumlah penggantian sama dengan jumlah aktual yang dikeluarkan. . Tanda terima kas kecil yang dapat dicetak, seperti yang mungkin dikeluarkan untuk pembelian online, biasanya dapat diterima, seperti halnya fotokopi tanda terima asli.
Di perusahaan besar, karyawan yang meminta penggantian biasanya harus menyerahkan tidak hanya tanda terima kas kecil, tetapi juga voucher penggantian kas kecil. Voucher harus mencantumkan nama karyawan, departemennya, jumlah total yang akan dibagikan, dan kode pendanaan. Kode biasanya berkorelasi dengan jenis pengeluaran — parkir, misalnya, atau makan. Dalam beberapa pengaturan, voucher ini dianggap secara internal sebagai jenis penerimaan kas kecil mereka sendiri. Mereka biasanya tersedia secara online dari situs web kantor anggaran atau dapat dicetak dari intranet departemen.
Sebagian besar waktu, petugas anggaran atau bendahara akan mencatat semua transaksi kas kecil di buku kas kecil kantor. Buku ini pada dasarnya adalah buku besar untuk melacak saldo dana kas kecil. Setiap penerimaan kas kecil atau voucher yang diserahkan biasanya disimpan dengan buku besar dalam kasus audit.