Juga dikenal sebagai nota debet, nota debet adalah jenis dokumen akuntansi yang digunakan untuk mengidentifikasi jumlah yang dibebankan ke rekening pelanggan. Dalam beberapa kasus, memo adalah dokumen internal yang memungkinkan untuk menyimpan catatan tagihan dan akun yang belum ditagih. Di lain waktu, memo debit memiliki fungsi yang mirip dengan faktur, memungkinkan pelanggan untuk menggunakan dokumen tersebut sebagai dasar untuk mengirimkan pembayaran.
Saat digunakan sebagai dokumen internal, memo debit dapat digunakan untuk membebankan biaya ke rekening pelanggan yang belum ditagih. Ini dapat mencakup penggunaan saat ini yang telah terjadi sejak laporan tagihan terakhir. Setelah proses penyiapan faktur untuk periode penutupan terakhir dimulai, semua memo yang dibuat sejak tanggal penutupan terakhir akan digunakan sebagai dokumentasi untuk mendukung item baris pada faktur baru. Sementara di masa lalu memo debit disimpan hanya sebagai salinan kertas, beberapa sistem perangkat lunak akuntansi saat ini memungkinkan pembuatan memo elektronik yang dapat diakses dan digunakan untuk mengisi detail pada faktur pelanggan.
Sebagai dokumen pengganti untuk faktur, nota debit dapat digunakan sebagai alat untuk menyesuaikan saldo yang jatuh tempo pada suatu akun ketika biaya yang telah dikeluarkan sebelumnya tidak dimasukkan dalam faktur tersebut karena alasan tertentu. Misalnya, jika harga khusus yang diberikan kepada klien melalui kontrak harus kedaluwarsa, dan detail dalam sistem penagihan tidak diperbarui, ada kemungkinan bahwa periode penagihan akan ditagih dengan tarif yang lebih lama dan tidak berlaku lagi, daripada tarif yang berlaku. tarif standar untuk barang dan jasa yang ditawarkan. Jika hal ini terjadi, perusahaan dapat memilih untuk mengeluarkan nota debit dan meneruskan salinannya kepada klien, menyesuaikan saldo yang jatuh tempo pada faktur itu dan meminta sisa pembayaran untuk ditenderkan dalam jangka waktu tertentu.
Sama seperti nota kredit yang sering digunakan untuk membuat beberapa jenis penyesuaian pada saldo terutang pada rekening pelanggan dengan menghapus sebagian dari akumulasi biaya, nota debit dapat digunakan sebagai mekanisme untuk menambahkan biaya yang telah ditentukan untuk diterapkan pada pelanggan itu. Detail sebenarnya pada memo akan bervariasi berdasarkan kebijakan perusahaan dan seberapa dekat prinsip akuntansi yang diterima secara umum diikuti, tetapi dokumen tersebut kemungkinan akan mencakup semua informasi yang diperlukan untuk akhirnya membuat item baris pada faktur. Selain itu, detail nota debit akan cukup untuk melacak riwayat transaksi mulai dari saat tagihan dibebankan hingga tanggal pembuatan faktur.