När ett företag eller en person räknar ut skatter i USA, kan donationer till välgörenhet skrivas av så att mindre skatt betalas eller det blir en högre avkastning. Tidigare hade det inte behövts ett avdragsgillt kvitto om donationen inte var betydande, men det ändrades. Från och med 2011 behövs formella kvitton för kontanter eller egendomsdonationer på $250 US-dollar (USD) eller mer, och donationen måste specificeras. Tillsammans med det avdragsgilla kvittot måste donationen göras till en kvalificerad organisation för att beloppet ska skrivas av.
Avdragsgilla kvittot är bara ett papper som anger hur mycket pengar eller egendom som skänktes. Om pengar donerades kommer det på kvittot att till exempel stå att en check på $250 USD donerades. Om egendom skänkts ska det på kvittot anges vad fastigheten var och dess uppskattade värde.
Tillsammans med donationen ska kostnaden för allt som tas emot i retur läggas till kvittot. Till exempel går någon på en välgörenhetsmiddag och donerar 500 USD. När kvittot är skrivet kommer $500 USD att markeras som donationen, men värdet på middagen kommer att dras från det. Om middagen kostar $15 USD är det slutliga donationsbeloppet $485 USD.
Att skriva ett avdragsgillt kvitto är enkelt. Det måste göras på organisationens brevpapper eller papper inklusive organisationens logotyp, och måste innehålla organisationens kontaktuppgifter och kontaktinformationen för den person som gjorde donationen. I en tabell med två kolumner, skriv donationens värde i en kolumn och vilken egendom som donerades i den andra. Om en check eller kontanter donerades och ingen egendom bytte ägare, räcker det med en kvitto på ”Check” eller ”Kontant”. Längst ner skriver du det slutliga beloppet för donationen.
Donationen och kvittot måste komma från en kvalificerad organisation. De flesta kvalificerade anläggningar är skolor och ideella organisationer, även om det finns andra organisationer som kvalificerar sig men som inte passar denna beskrivning. För att ta reda på om organisationen är kvalificerad, fråga någon i organisationen om donationer är avdragsgilla.
För kontantdonationer under 250 USD krävs inget avdragsgillt kvitto. Skattebetalaren kommer att behöva en kopia av checken från banken för att bevisa att donationen gjordes. Ett kvitto måste åtfölja donationer över 250 USD och egendomsdonationer oavsett värde; annars kan donationen inte tas av skattebeloppet.