Laporan laba rugi adalah salah satu dari tiga laporan keuangan penting yang disiapkan oleh sebuah perusahaan. Sementara sebagian besar laporan laba rugi berisi data yang sama atau sangat mirip, format laporan laba rugi mungkin sedikit berbeda. Memilih format laporan laba rugi terbaik bermuara pada beberapa opsi berdasarkan ukuran dan ruang lingkup perusahaan. Pilihan ini termasuk menggunakan laporan laba rugi tunggal atau multilangkah, termasuk beberapa baris untuk semua aktivitas dalam bisnis, dan menyiapkan laporan untuk pengguna internal atau eksternal. Pemilik dan eksekutif — bersama dengan rekomendasi dari akuntan — bertanggung jawab untuk membantu membuat keputusan ini.
Format laporan laba rugi satu langkah hanya memerlukan satu prosedur matematis untuk menghitung laba atau laba operasi. Format dasar ini menjumlahkan pendapatan dan keuntungan untuk jangka waktu tertentu, seperti satu bulan atau kuartal. Kemudian, seorang akuntan menambahkan bersama biaya dan kerugian untuk periode waktu yang sama. Selisih antara kedua angka ini menunjukkan pendapatan bersih atau laba operasi perusahaan selama periode waktu yang ditentukan. Usaha kecil – terutama yang berbasis di luar rumah pemilik – dapat menggunakan format sederhana ini untuk laporan laba rugi.
Format laporan laba rugi bertingkat adalah yang terbaik untuk bisnis yang membutuhkan data yang lebih informatif dari laporan keuangan. Pernyataan ini mencakup setidaknya tiga perhitungan berbeda untuk menentukan pendapatan atau laba operasi perusahaan untuk periode waktu tertentu. Bagian pertama mengurangi harga pokok penjualan dan diskon pembelian dari pendapatan kotor, yang menghasilkan laba kotor. Biaya operasional dikurangkan dari laba kotor menghasilkan pendapatan operasional untuk periode waktu tertentu. Biaya nonoperasional dan pos luar biasa satu kali yang dikurangkan dari pendapatan operasional merupakan pendapatan bersih untuk bisnis selama periode waktu yang ditentukan.
Keputusan akhir mengenai format laporan laba rugi adalah persiapan untuk pengguna internal versus eksternal. Pemilik dan eksekutif mungkin memerlukan informasi dalam format yang sedikit berbeda dari mereka yang berada di luar perusahaan. Perusahaan swasta atau yang dipegang erat biasanya memiliki lebih banyak kebebasan dalam membuat format laporan laba rugi yang paling sesuai untuk mereka yang berada di dalam perusahaan atau mereka yang terkait erat dengannya. Perusahaan terbuka harus menyusun laporan laba rugi dengan menggunakan format yang memenuhi standar dan peraturan akuntansi tertentu. Kantor akuntan publik dan auditor eksternal juga dapat menyajikan informasi untuk menggunakan format laporan laba rugi yang tepat sehingga perusahaan dapat memenuhi kebutuhan semua pihak yang berkepentingan dan peraturan untuk melaporkan laba atau laba bersih.