Menulis surat penagihan utang melibatkan persiapan surat bisnis yang secara jelas mengidentifikasi tujuannya dan mematuhi undang-undang yurisdiksi Anda untuk praktik penagihan. Anda biasanya harus menyertakan informasi tentang utang yang Anda coba kumpulkan dan jumlah yang jatuh tempo. Di beberapa negara, Anda mungkin juga diminta untuk menyertakan bahasa yang memberikan waktu 30 hari kepada debitur untuk membantah keabsahan utang dan mengikuti format surat penagihan utang standar. Sementara penagih utang bisa tegas, sebagian besar yurisdiksi memiliki undang-undang yang melarang penggunaan kebohongan, ancaman, dan taktik menakut-nakuti dalam menagih utang. Bahkan, Anda mungkin melakukannya dengan baik untuk memulai dengan mengambil pendekatan yang lebih lembut untuk menagih hutang dan secara bertahap mengerjakan permintaan pembayaran yang lebih tegas.
Saat Anda perlu menulis surat penagihan utang, langkah pertama Anda mungkin mempelajari undang-undang penagihan di wilayah Anda. Anda mungkin perlu menulis surat dalam format tertentu atau menghindari jenis pernyataan tertentu dalam proses penagihan hukum. Di beberapa tempat, Anda mungkin diminta untuk mengidentifikasi bahwa tujuan surat itu adalah untuk menagih utang atau secara khusus mengidentifikasi diri Anda sebagai penagih utang. Demikian juga, Anda mungkin diminta untuk memberi tahu penerima surat bahwa Anda akan menggunakan informasi apa pun yang Anda peroleh dalam menagih utang.
Biasanya, Anda harus memberi tanggal pada surat penagihan utang, dan beberapa yurisdiksi mungkin mengharuskan Anda untuk menyatakan bahwa penerima memiliki waktu 30 hari untuk memperdebatkan keabsahan utang. Anda mungkin juga diminta untuk memberikan alamat bisnis Anda serta informasi kontak. Jika alamat tempat Anda ingin menerima pembayaran berbeda dari alamat fisik perusahaan Anda, Anda mungkin perlu memberikan alamat fisik juga.
Tubuh surat penagihan utang Anda harus jelas dan mudah dimengerti. Biasanya, Anda harus mengidentifikasi utang yang Anda coba kumpulkan dan jumlah yang jatuh tempo. Jika Anda menagih hutang untuk perusahaan lain, Anda mungkin perlu mengidentifikasi perusahaan itu juga. Surat penagihan utang harus hanya berisi informasi yang benar. Sebagian besar tempat memiliki undang-undang yang melarang penggunaan kebohongan untuk menagih utang, dan hal yang sama berlaku untuk taktik ancaman dan menakut-nakuti.
Seringkali, surat penagihan utang awal berfungsi sebagai pengingat lembut bahwa uang terutang. Dalam beberapa kasus, debitur mungkin lupa membayar tagihan atau mengalami masalah keuangan sementara. Dalam kasus seperti itu, memulai prosedur penagihan tertulis dengan uang kertas yang lebih bersahabat dapat mendorongnya untuk membayar lebih cepat. Jika ini gagal, Anda mungkin perlu mengirim surat dengan nada yang semakin kencang.