Akuntansi memiliki banyak aturan dan standar. Maka, tidak mengherankan bahwa ada aturan tentang pembelian barang-barang tahan lama, seperti peralatan, real estat, dan furnitur. Aturan-aturan ini mengharuskan pengalokasian biaya pembelian ke lebih dari satu periode. Aturan dan alokasi adalah bagian dari akuntansi penyusutan.
Saat membeli barang tahan lama, biaya penuhnya dikurangi nilai sisa harus dialokasikan selama perkiraan masa manfaatnya. Jika server komputer dibeli seharga $15,000 US Dollar (USD), misalnya, dan server memiliki umur lima tahun, maka biaya — yang disebut depresiasi — harus dialokasikan ke lima tahun, bukan hanya tahun pembeliannya. Dalam contoh ini, biaya penyusutan sebesar $3,000 USD per tahun akan berlaku. Jika komputer server hanya berumur satu tahun, maka pengeluaran semuanya pada tahun pembelian akan masuk akal, karena nilainya untuk bisnis hanya satu tahun.
Banyak bisnis memiliki kebijakan dan prosedur tentang kapan harus mengkapitalisasi suatu barang dan kemudian mendepresiasinya. Mengkapitalisasi suatu item berarti mencatatnya sebagai aset dan kemudian mendepresiasinya dari waktu ke waktu. Biasanya, tidak ada gunanya mengkapitalisasi barang di bawah jumlah tertentu, katakanlah sesuatu yang dibeli seharga $100 USD untuk digunakan selama lima tahun. Biaya penyusutan $20 USD yang harus diambil setiap tahun terlalu kecil dan mungkin tidak sebanding dengan masalahnya.
Berurusan dengan kapitalisasi dan depresiasi membutuhkan akal sehat dan kepatuhan terhadap kebijakan yang ditetapkan. Jika kebijakan menunjukkan bahwa komputer harus disusutkan selama tiga tahun, maka semua komputer disusutkan selama tiga tahun. Jika kebijakan menunjukkan bahwa semua item yang dibeli di atas $5,000 USD harus dikapitalisasi, maka semua item di atas jumlah ini dikapitalisasi dan apa pun yang kurang dari itu dibebankan.
Ada beberapa jenis item yang biasanya dikapitalisasi dan kemudian disusutkan dari waktu ke waktu. Ini termasuk real estat, peralatan, furnitur, perbaikan prasarana, dan mobil. Penting untuk dicatat bahwa tanah tidak disusutkan, hanya bangunan dan barang tidak permanen lainnya.
Konsep akuntansi penyusutan melibatkan aset dengan masa manfaat yang panjang. Bagian dari ini adalah dasar aset, yang merupakan harga perolehan aset dikurangi nilai sisa, yang merupakan nilai yang mungkin dimiliki aset tersebut. Yang juga penting adalah estimasi masa manfaat aset, estimasi waktu aset akan tetap digunakan.
Ada beberapa metode akuntansi penyusutan. Dalam metode garis lurus, jumlah penyusutan dihitung dengan membagi dasar aset dengan tahun atau bulan umurnya. Beban penyusutan adalah jumlah yang sama pada sebagian besar periode. Untuk metode saldo menurun, beban penyusutan lebih tinggi pada tahun-tahun pertama, dan menurun seiring berjalannya waktu.
Metode lain, yang disebut jumlah digit tahun, dihitung pada pecahan dengan penyebut sebagai jumlah tahun. Beban depresiasi lebih tinggi pada tahun-tahun pertama, menurun seiring berjalannya waktu. Metode aktivitas dihitung berdasarkan penggunaan aset, seperti jam yang digunakan atau dasar rasional lainnya yang mencerminkan aktivitas aset.
Biasanya, bisnis memperhitungkan beban penyusutan dalam dua akun terpisah di buku besar. Satu akun disebut beban penyusutan, dan dilaporkan dalam laporan laba rugi; yang kedua disebut akumulasi penyusutan, dan dilaporkan dalam neraca dan akumulasi biaya penyusutan. Akun akumulasi penyusutan adalah akun kontra-aset dan memiliki saldo kredit.
Perhatikan bahwa, di AS, Internal Revenue Service (IRS) memiliki caranya sendiri untuk melaporkan aset dan depresiasi. Akuntansi depresiasi keuangan dan akuntansi depresiasi pajak berbeda. IRS memungkinkan pengurangan 100% aset berumur panjang hingga batas tertentu, sementara Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum (GAAP), kerangka kerja akuntansi keuangan standar, tidak mengizinkannya.
Akuntansi untuk depresiasi adalah proses yang khas di banyak bisnis. Banyak perusahaan menyimpan aset dan depresiasi dalam spreadsheet atau menggunakan perangkat lunak pelacakan tertentu. Tantangan dalam hal ini termasuk mengidentifikasi aset yang akan dikapitalisasi dan konsisten dalam metodologi depresiasi.