Dalam kebanyakan kasus, pemberi kerja di Amerika Serikat membayar pajak gaji ke Internal Revenue Service melalui transfer dana elektronik (EFT) yang diprakarsai oleh pemberi kerja, atau atas nama pemberi kerja oleh pihak ketiga, seperti kantor akuntan atau layanan penggajian. . Mereka harus dibayar dalam waktu tertentu setelah pengeluaran gaji, berdasarkan ukurannya, menurut jadwal yang diterbitkan oleh IRS. Denda yang signifikan dinilai jika pajak gaji terlambat atau tidak dibayar sama sekali. Pembayaran kewajiban pajak gaji negara bagian dilakukan dengan cara yang berbeda, dan ditentukan oleh agen pajak masing-masing negara bagian.
Sistem EFT dilembagakan pada awal tahun 2011 untuk sebagian besar pemberi kerja; majikan yang lebih kecil memiliki pilihan untuk membayar beberapa jumlah secara triwulanan atau tahunan ketika mereka mengajukan pengembalian pajak mereka. Segera setelah gaji dikeluarkan, tetapi dalam jangka waktu yang ditetapkan oleh IRS, pemberi kerja mengatur pembayaran secara online dan menentukan tanggal IRS mentransfer dana dari rekening pembayar. Hanya informasi ringkasan yang dimasukkan saat EFT diatur; data rinci mengalokasikan pembayaran diajukan dengan laporan triwulanan majikan, yang juga merekonsiliasi perbedaan apapun. Jika laporan triwulanan menunjukkan pajak tambahan harus dibayar, biasanya dapat dibayar dengan cek kertas yang menyertai laporan saat diajukan.
Meskipun mungkin tampak berisiko untuk melakukan penyetoran pajak secara terpisah dari pengajuan laporan yang mengalokasikan pembayaran tersebut kepada pembayar pajak individu, sistem tersebut telah bekerja dengan baik di Amerika Serikat, dengan sistem akuntansi yang menyeluruh untuk dan mengoreksi kesalahan. Dengan demikian, sebagian besar pemberi kerja membayar pajak gaji hanya dalam beberapa hari sejak tanggal gaji diterbitkan, mengajukan laporan setiap tiga bulan untuk memperhitungkan jumlah yang disetorkan. Sistem ini memastikan bahwa kewajiban pajak dipenuhi secepat praktis setelah mereka dikeluarkan sambil memberi pemberi kerja waktu untuk menyiapkan laporan penjelasan.
Pajak gaji di Amerika Serikat diambil dari gaji karyawan dan dana pemberi kerja. Uang yang dipotong dari pendapatan karyawan digunakan untuk kewajiban pajak penghasilan, dan pembayaran premi asuransi untuk Jaminan Sosial, Medicare dan program asuransi negara bagian atau lokal, seperti cacat atau pengangguran. Majikan harus mencocokkan pembayaran karyawan mereka untuk Jaminan Sosial dan Medicare, dan juga harus membayar premi asuransi pengangguran federal dan negara bagian, dan dalam beberapa kasus, premi asuransi kecacatan negara bagian.
Untuk karyawan, pemotongan pajak penghasilan dihitung secara terpisah untuk masing-masing karyawan, berdasarkan penghasilan aktual mereka dan informasi yang diberikan pada formulir W4 mereka. Premi untuk Jaminan Sosial adalah 6.20% dari pendapatan kotor karyawan sampai pendapatan tahunan mencapai batas yang ditetapkan oleh Kongres, yaitu $106,800 Dolar AS pada tahun 2010. Premi untuk Medicare adalah 1.45% dari semua pendapatan.
Menghitung kontribusi pemberi kerja bisa jadi rumit, karena melibatkan batasan jumlah yang dikenakan pajak, dan kredit federal untuk pembayaran yang dilakukan untuk pajak pengangguran negara bagian. Sebagian besar layanan penggajian dan perangkat lunak penggajian perusahaan melakukan perhitungan ini. Semua jumlah digabungkan saat pemberi kerja membayar pajak gaji, kecuali pajak asuransi pengangguran, yang dibayarkan setiap tiga bulan setiap kali total kewajiban mencapai atau melebihi $500.