Kartu kedaluwarsa adalah dokumen sederhana yang memberikan informasi mengenai tanggal kontrak tertentu akan berakhir. Kartu jenis ini digunakan di sejumlah tempat, terutama di industri asuransi. Gagasan di balik kartu kedaluwarsa adalah sebagai sarana untuk memperingatkan semua pihak yang terlibat dalam kontrak bahwa hubungan akan berakhir pada tanggal tertentu kecuali jika tindakan yang tepat diambil untuk memperbarui perjanjian untuk jangka waktu tambahan.
Salah satu aplikasi yang paling umum dari kartu kedaluwarsa ditemukan dengan cakupan asuransi. Dengan berbagai jenis rencana asuransi kesehatan, mobil dan jiwa, tanggal penghentian polis dapat dimasukkan dalam syarat dan ketentuan dasar yang mengatur hubungan tersebut. Menjelang tanggal tersebut, kartu kedaluwarsa berfungsi untuk mengingatkan penyedia bahwa masa kontrak semakin dekat dan saatnya telah tiba untuk membahas pembaruan pertanggungan dengan pihak tertanggung. Dengan menggunakan alat manajemen waktu jenis ini, agen selalu dapat mengetahui kebijakan klien mana yang dijadwalkan berakhir dalam 30 hari ke depan dan membuat pengaturan untuk menghubungi klien tersebut untuk memperbarui rencana dan mempertahankan aliran pendapatan ke asuransi pemberi.
Seiring dengan pelacakan tanggal penghentian pada rencana asuransi, kartu kedaluwarsa juga dapat digunakan sebagai bagian dari proses pelacakan semua jenis kontrak bisnis. Misalnya, perusahaan yang menyediakan barang atau jasa kepada klien dengan harga yang lebih rendah dapat menggunakan metode ini untuk mengadakan diskusi baru dengan klien beberapa minggu sebelum tanggal penghentian tersebut. Ini bisa menjadi penting, karena melakukan hal itu dapat berarti perbedaan antara klien yang memilih untuk memperpanjang untuk jangka waktu lain dengan harga yang sama, atau memilih untuk menerima proposal dari pesaing.
Sementara kartu kedaluwarsa tradisional adalah kartu fisik yang digunakan sebagai bagian dari sistem file tickler, banyak paket perangkat lunak mengintegrasikan ide kartu ke dalam fitur dasarnya. Basis data penjualan dapat mencakup kemampuan untuk membuat kartu kedaluwarsa virtual yang mencakup informasi dasar tentang kontrak pelanggan, termasuk tanggal penghentian. Pengguna akhir kemudian dapat mengatur sistem untuk menghasilkan peringatan jangka waktu tertentu sebelum pemutusan kontrak, sehingga mudah untuk menjadwalkan panggilan telepon atau email ke klien dan mulai bekerja untuk memperbarui perjanjian. Sampai tugas selesai atau diberhentikan, sistem akan sering terus mengingatkan pengguna bahwa kebutuhan untuk menghubungi klien masih tertunda.