Buku kas adalah jurnal, atau buku besar, di mana semua transaksi bisnis dicatat. Buku kas itu sendiri biasanya diatur dalam urutan kronologis, dan buku tersebut secara rutin dibandingkan dengan laporan bank untuk memastikan buku tersebut akurat. Beberapa bisnis menggunakan dua buku — satu untuk uang masuk dan satu untuk uang keluar. Ada bentuk fisik dan elektronik dari buku ini, dan beberapa bisnis menggunakan keduanya sekaligus. Buku kas juga digunakan untuk audit internal dan eksternal, untuk memastikan tidak ada uang yang keluar secara ilegal, dan untuk memastikan pemerintah atau bisnis afiliasi bahwa semua laporan bisnis akurat.
Buku kas itu sendiri diatur dengan cara yang sederhana. Semua catatan bersifat kronologis dan biasanya ditulis dalam pembukuan pada saat terjadi transaksi, atau sesaat setelah transaksi selesai, sehingga pembukuan dibuat seakurat mungkin. Untuk memastikan pembukuan akurat, manajer biasanya akan memeriksa pembukuan secara rutin, mungkin sekali sehari atau seminggu sekali, dan akan membandingkan laporan bank untuk memastikan tidak ada transaksi yang terlewatkan dan tidak ada transaksi yang curang.
Untuk menjaga agar transaksi tetap terpisah, beberapa bisnis akan menggunakan dua buku kas yang berbeda. Satu akan dibuat untuk semua uang masuk, sementara yang lain akan untuk uang keluar. Untuk bisnis dengan jumlah transaksi yang besar, ini mungkin ideal, karena akan lebih mudah untuk mencari melalui transaksi untuk membandingkan catatan dengan laporan bank.
Ketika konsep buku kas dimulai, hanya buku kertas yang tersedia, tetapi buku kas juga bisa elektronik. Buku fisik mungkin lebih sulit untuk dicuri, karena buku tidak dapat diretas, tetapi juga memakan banyak ruang. Buku elektronik membutuhkan sedikit ruang dan biasanya memberikan alat dan grafik kepada pengguna untuk mencatat dan menyajikan catatan kas dengan lebih baik. Banyak bisnis menggunakan buku fisik dan elektronik sehingga ada catatan terpisah, untuk mempersulit karyawan atau manajer mencuri uang.
Selain melacak semua transaksi bisnis, peran buku kas penting lainnya adalah sebagai alat audit. Audit dapat bersifat internal atau eksternal; audit internal diluncurkan oleh bisnis yang memegang pembukuan, dan audit eksternal diluncurkan oleh entitas lain, seperti pemerintah atau perusahaan afiliasi. Dengan memeriksa catatan kas, membandingkan catatan dengan laporan bank dan menghitung jumlah uang sebenarnya di perusahaan, manajer dapat menemukan penipuan atau penyalahgunaan uang. Menyimpan pembukuan kas juga menunjukkan bahwa perusahaan transparan, yang biasanya mengarah pada kepercayaan yang lebih besar pada perusahaan.