Pemegang catatan adalah pemilik terdaftar dari saham atau instrumen utang, seperti obligasi. Perusahaan harus melacak pemilik sekuritas mereka untuk berbagai tujuan administratif. Beberapa sekuritas dapat dipanggil, artinya perusahaan penerbit dapat meminta pengembaliannya. Orang lain mungkin memiliki batasan yang melekat pada transferabilitas mereka. Dalam kasus seperti itu, penerbit harus dapat berkomunikasi dengan pemegangnya.
Pemilik sekuritas mungkin berhak atas hak-hak tertentu terkait dengan investasinya. Hak-hak ini dapat mencakup pemungutan suara tentang masalah perusahaan, pembagian dividen dan bunga serta komunikasi perusahaan secara rutin. Bergantung pada jenis keamanan tertentu yang terlibat, pendaftaran pemilik dapat dipertahankan oleh perusahaan penerbit itu sendiri atau oleh perusahaan pencatatan independen. Sekali lagi, kemampuan untuk menemukan pemegang rekor sangat penting.
Saham biasa diperdagangkan secara teratur dari satu pemilik ke pemilik lainnya, yang dapat menimbulkan masalah jika dividen harus jatuh tempo selama periode transfer. Saat saham diperdagangkan, transfer kepemilikan terakhir bisa memakan waktu beberapa hari. Pertanyaannya kemudian apakah pembeli atau penjual berhak menerima dividen atau hasil dari pemecahan saham selama periode penyelesaian ini. Aturan Komisi Sekuritas dan Bursa Amerika Serikat menyelesaikan pertanyaan dengan mengamanatkan bahwa direktur perusahaan menentukan tanggal pencatatan saat mereka mengumumkan dividen. Pemegang rekor pada tanggal tersebut berhak atas dividen.
Untuk memenuhi syarat sebagai pemegang rekor, saham harus dibeli setidaknya dua hari kerja sebelum tanggal pencatatan. Hari terakhir untuk mendapatkan dividen ini disebut ex-dividend date. Tanggal pencatatan biasanya bukan tanggal pembelian; itu hanyalah saat ketika kepemilikan ditetapkan untuk tujuan distribusi.
Pemegang rekor mungkin adalah individu atau badan usaha, dan nama pemegang biasanya tercantum pada sertifikat saham atau obligasi. Dia mungkin hanya menjadi pemegang kustodian, seperti ketika penerima manfaat sebenarnya masih di bawah umur atau ketika keamanan dipegang oleh broker atas nama klien. Surat berharga juga dapat dibatalkan pendaftarannya sama sekali, dalam hal ini tidak ada pemegang catatan untuk dicatat oleh pencatat atau disebutkan namanya pada sertifikat. Sekuritas yang tidak terdaftar seperti itu disebut sertifikat pembawa, dan siapa pun yang memilikinya dapat memperdagangkannya atau menerima pembagian yang menguntungkan. Pemegang rekor juga dapat disebut sebagai pemilik rekaman atau pemegang saham/pemegang saham rekaman.