Penggantian kendaraan mengacu pada pengemudi individu yang diganti untuk biaya mengemudi kendaraan pribadi saat menjalankan bisnis atas nama perusahaan atau lembaga pemerintah. Penggantian biaya biasanya dihitung berdasarkan jarak tempuh yang ditempuh karyawan atau agen ke dan dari lokasi kerja tertentu untuk tujuan bertemu dengan klien, memfasilitasi program khusus, atau sejumlah tugas terkait pekerjaan lainnya. Setiap kali program penggantian kendaraan tersedia untuk membantu karyawan dengan biaya terkait perjalanan, jumlah pasti yang ditawarkan per mil yang ditempuh dipahami sebelum perjalanan dilakukan.
Untuk menerima penggantian kendaraan untuk jarak tempuh yang ditempuh, karyawan diharuskan untuk mendokumentasikan pembacaan jarak tempuh awal dan pembacaan titik akhir sehingga jarak tempuh yang digunakan selama pekerjaan dihitung secara akurat. Setelah mengirimkan jumlah mileage menggunakan formulir pelaporan yang sesuai, karyawan biasanya diberikan cek terpisah untuk mileage yang digunakan atau penggantian mileage dapat dimasukkan pada gaji karyawan di masa mendatang. Jumlah per mil juga biasanya ditetapkan menurut perhitungan penggantian jarak tempuh federal.
Sebuah rencana penggantian kendaraan membantu dalam mengimbangi biaya bahan bakar dan pemeliharaan bagi karyawan yang diperlukan untuk mengemudikan kendaraan mereka sendiri selama bekerja. Hal ini sangat berguna bagi karyawan yang menghabiskan banyak waktu mengemudi ke beberapa lokasi kerja atau melakukan tugas lapangan lainnya atas nama perusahaan atau lembaga pemerintah. Jumlah yang ditawarkan untuk penggantian dapat bervariasi di antara perusahaan, tetapi dalam suatu organisasi, setiap karyawan biasanya diganti dengan tarif yang sama seperti orang lain dalam perusahaan untuk jarak tempuh yang dikendarai dengan kendaraan pribadi.
Penggantian biaya kendaraan tidak hanya ditawarkan untuk perjalanan dengan mobil, tetapi banyak agen juga memberikan penggantian kepada karyawan untuk penggunaan kendaraan pribadi lainnya. Beberapa kendaraan tersebut termasuk pesawat terbang atau sepeda motor. Izin khusus untuk menggunakan kendaraan pribadi lainnya harus diberikan sebelum digunakan, namun jika penggantian kendaraan diharapkan.
Dalam beberapa kasus, jenis penggantian kendaraan lain juga dapat ditawarkan oleh agen lain selain pemberi kerja langsung. Di Amerika Serikat, Internal Revenue Service (IRS) telah menghitung tarif khusus untuk individu yang menggunakan kendaraan pribadi untuk tujuan bisnis, serta untuk pindah untuk melakukan bisnis. Tarif juga tersedia untuk individu yang menggunakan kendaraan pribadi untuk tujuan amal atau medis tertentu. Besarnya masing-masing tarif ini berbeda-beda, tetapi masing-masing dihitung menurut penelitian terbaru yang mencerminkan biaya transportasi. Setelah seseorang menghitung total jarak tempuh yang digunakan untuk kegiatan ini, IRS mengizinkan total untuk diklaim sebagai pengurang saat melaporkan pajak pribadi.