Seorang karyawan menerima penggantian akun pengeluaran fleksibel (FSA) melalui akun pengeluaran yang disponsori majikan. Untuk menerima penggantian, orang tersebut harus telah memperoleh biaya perawatan medis atau tanggungan yang memenuhi syarat, menurut aturan US Internal Revenue Service (IRS). Umumnya, pemberi kerja menawarkan dua jenis akun pengeluaran fleksibel, dan karyawan harus mendaftar di salah satu program untuk menerima pertanggungan pada tahun tertentu. Seorang karyawan dapat memperoleh penggantian FSA dengan menyerahkan kepada majikan bukti tertulis dari biaya yang dibayarkan.
Agar memenuhi syarat untuk penggantian FSA, karyawan harus “memilih” setiap tahun untuk berpartisipasi dalam FSA yang disponsori majikan. FSA, yang datang sebagai bagian dari sebagian besar paket manfaat yang ditawarkan oleh beberapa perusahaan setiap tahun, adalah akun pengeluaran yang memungkinkan karyawan untuk menyisihkan sejumlah uang bebas pajak. Dana untuk OJK biasanya dipotong dari gaji karyawan. Perawatan kesehatan dan pilihan perawatan dependen adalah dua jenis FSA.
Akun pengeluaran fleksibel perawatan kesehatan dapat digunakan untuk membayar pembayaran bersama asuransi kesehatan dan obat resep di antara biaya lainnya. FSA perawatan dependen dapat digunakan untuk biaya perawatan anak atau orang tua, misalnya. Jumlah akun pengeluaran maksimum dapat bervariasi tergantung pada pemberi kerja, jenis FSA, serta tahun rencana. Semua uang yang ditempatkan di FSA harus digunakan pada akhir tahun atau akan hangus, juga disebut sebagai aturan “gunakan-atau-hilang-itu”.
Selain pembayaran bersama dan obat resep, biaya terkait kesehatan yang memenuhi syarat untuk penggantian FSA termasuk pengurangan asuransi, biaya perawatan gigi dan penglihatan, serta layanan psikiatri dan chiropraktik. Pengeluaran yang memenuhi syarat di bawah perawatan tanggungan FSA termasuk penitipan anak atau layanan lain untuk anak di bawah usia 13 tahun. Pengeluaran lain yang diperbolehkan termasuk biaya untuk tanggungan cacat atau sakit yang tidak mampu merawat diri mereka sendiri. Orang yang memenuhi syarat juga harus berada di rumah karyawan setidaknya selama delapan jam sehari.
Seorang karyawan harus mengajukan klaim kepada majikan untuk menerima penggantian FSA untuk biaya kesehatan atau perawatan tanggungan. Untuk mendapatkan penggantian OJK di bawah opsi perawatan kesehatan, karyawan harus memberikan pernyataan tertulis dari pihak ketiga yang menunjukkan jumlah biaya, bukti bahwa itu telah dibayarkan dari saku, dan jumlah tersebut belum diganti. Misalnya, tanda terima pembayaran atau tagihan dokter dapat diajukan sebagai bagian dari klaim. Karyawan juga mungkin diminta untuk menandatangani pernyataan yang menyatakan bahwa biaya tersebut tidak memenuhi syarat untuk penggantian di bawah pertanggungan lainnya.
Untuk mendapatkan penggantian untuk perawatan tanggungan FSA, karyawan juga harus memberikan pernyataan tertulis kepada majikan yang mencatat jumlah biaya dan bukti pembayaran. Biaya tersebut tidak boleh diganti sebelumnya atau memenuhi syarat untuk penggantian berdasarkan rencana lain. Contoh bukti termasuk faktur dari penyedia penitipan anak. Jumlah penggantian FSA bervariasi tergantung pada biaya yang diperoleh karyawan selama tahun rencana.