Ett elektroniskt kvitto är ett köp- eller leveransbevis som skickas elektroniskt. Mottagaren kan använda detta dokument som ett papperskvitto vid byten, returer eller tvister med avsändaren. Elektroniska kvitton är också användbara för aktiviteter som att kräva avdrag på skatter. Det är vanligtvis möjligt att skriva ut dem om en papperskopia behövs.
Det elektroniska kvittot innehåller en unik identifieringskod som refererar till beställningen, tillsammans med en detaljerad beskrivning. Den kommer att notera avsändarens och mottagarens kontaktinformation, betalningssätt och alla andra relevanta detaljer. Detta dokument kan också bära en elektronisk signatur och kan innehålla information om hur man utför returer och byten.
Många elektroniska kvitton skickas via e-post, men de kan även skickas till en mobiltelefon via ett sms-system. Det kan också vara möjligt att ladda ner kopior om ett kvitto tappas bort eller aldrig kommer fram. Mottagaren kan logga in på handlarens webbplats och kontrollera uppgifterna om sina transaktioner för att hitta det elektroniska kvittot hon behöver. För vissa transaktioner på webben kan kvittot laddas i webbläsaren när transaktionen är klar, och användaren kommer att behöva skriva ut den eller notera bekräftelsekoden för framtida referens.
En del bokföringsprogram kommer att samverka med elektroniska kvitton och integrera kvittodata i kundens bokföring. Programvaran kan lägga in informationen i användarens reskontra, klassificera typen av köp och justera det nya löpande saldot automatiskt. Köpare kan också rätta informationen om den är felaktig; programvaran kan till exempel klassificera ett köp felaktigt eller ladda ner ett elektroniskt kvitto som senare ändras och registrera ett felaktigt belopp.
Onlinekvitton kan dokumentera köp och ge information om hur och när ett köp gjordes. De bekräftar också beställningen och kan tillhandahålla en mekanism för att korrigera den om den är fel, även om detta vanligtvis måste ske inom ett mycket smalt fönster. Kvitton kan också genereras automatiskt vid tidpunkten för en leverans. Avsändare kan skicka e-postmeddelanden till avsändare och mottagare så att de vet när ett paket anländer, och det elektroniska kvittot kan behövas i en tvist om leveransen.
Att använda elektroniska kvitton kan vara mer miljövänligt och kan också göra bokföringen enklare. Användaren kan behålla kopior i ett redovisningsprogram, länka journalanteckningar till specifika kvitton och tillhandahålla kvitton på begäran i ett bekvämt elektroniskt format. Om kvitton dokumenterar köp en konsument planerar att deklarera för skatter är det viktigt att se till att de kommer att vara tillgängliga i framtiden, och det kan vara en bra idé att spara kopior i en mapp på en hårddisk.