Secara umum, koordinator administrasi mengelola dan mendukung kantor bisnis atau organisasi. Tugas pekerjaan utama biasanya termasuk memberikan dukungan administratif yang komprehensif, mengawasi staf pendukung, dan membantu mengelola anggaran. Tugas-tugas ini sangat cocok untuk orang yang memiliki motivasi diri, teliti, dan praktis.
Tugas Utama
Peran utama koordinator administrasi adalah bertindak sebagai penghubung antara departemen, vendor luar, dan anggota staf. Agar berfungsi secara efektif, sebagian besar organisasi memiliki hierarki individu dan spesialis yang kompleks yang harus bekerja sama untuk menyelesaikan sesuatu. Koordinator administratif biasanya mengatur, mengawasi, dan memfasilitasi alur kerja ini. Mereka juga dapat dipanggil untuk mempelajari detail teknis dan cara kerja internal organisasi untuk memberikan dukungan khusus.
Misalnya, jika seorang anggota fakultas di universitas membutuhkan penggantian biaya perjalanan, koordinator mungkin perlu bekerja dengan beberapa departemen lain untuk mengamankan dana tersebut. Dia dapat bekerja dengan kantor perjalanan, departemen akuntansi, staf pendukung fakultas, atau orang lain untuk memproses informasi yang diperlukan untuk anggota fakultas. Seorang koordinator administratif dengan pengetahuan khusus tentang protokol penggantian biaya universitas biasanya dapat melayani anggota fakultas dengan lebih baik daripada pegawai sekolah lainnya.
Staf Pengelola
Koordinator administrasi dari sebuah organisasi besar biasanya mengelola staf pendukung. Anggota staf ini biasanya termasuk karyawan non-pengawas di departemen yang menyediakan layanan administrasi, kesekretariatan, atau keuangan. Sebagian besar koordinator juga bertanggung jawab untuk mempekerjakan karyawan baru, mengevaluasi atau menegur karyawan saat ini, dan menetapkan tugas kerja.
Tugas Pendukung
Seorang koordinator administrasi mungkin harus melakukan tugas administrasi dasar, terutama jika organisasi tempat dia bekerja kecil. Dia mungkin terlibat dalam memelihara database, membuat laporan, menulis surat, dan mengerjakan aktivitas pendukung umum lainnya. Koordinator sering bertugas memelihara kantor, termasuk membeli persediaan, bekerja dengan manajemen fasilitas, dan mengamankan pemeliharaan peralatan.
Membuat Anggaran Belanja
Tugas penting lainnya bagi koordinator administrasi adalah membantu menyiapkan dan melaksanakan anggaran organisasi. Kebanyakan koordinator biasanya terlibat sampai tingkat tertentu dalam pengelolaan keuangan perusahaan mereka. Mereka sering terlibat dalam memantau bagaimana uang dibelanjakan, membantu mengendalikan biaya, menyetujui pengeluaran, dan menulis laporan keuangan.
Menjadi Koordinator Administrasi
Kualifikasi utama untuk koordinator administrasi adalah pengalaman kerja sebelumnya, dengan banyak organisasi yang membutuhkan dukungan administratif setara dengan tujuh tahun. Banyak koordinator sebelumnya memegang posisi sebagai manajer kantor atau administrasi, asisten administrasi, atau sebagai perwakilan layanan pelanggan. Selain pengalaman, banyak dari posisi ini membutuhkan minimal ijazah sekolah menengah atau diploma kesetaraan umum (GED). Beberapa organisasi mungkin memerlukan gelar sarjana atau bahkan gelar sarjana tingkat sarjana.