Seorang sekretaris perjalanan bekerja dalam kapasitas administratif di sebuah lembaga atau perusahaan. Dia juga bisa disebut asisten kantor perjalanan. Sekretaris perjalanan mengoordinasikan rencana perjalanan untuk klien di bawah pengawasan agen, dan sering menjawab telepon dan melayani pelanggan. Jika seorang sekretaris mengatur perjalanan untuk eksekutif perusahaan, dia juga biasanya menyiapkan rencana perjalanan atau jadwal perjalanan.
Di agen perjalanan, sekretaris sering bertanggung jawab untuk memenuhi persyaratan perizinan dan dokumen lain yang diperlukan untuk mempertahankan bisnis. Meskipun sekretaris perjalanan dapat menjawab telepon dan mendistribusikan surat, dia juga memberi nasihat kepada klien dan harus memahami semua aspek industri pariwisata. Pengetahuan menyeluruh ini membantu memecahkan masalah bagi orang yang mencoba mengoordinasikan penerbangan dan hotel. Beberapa sekretaris perjalanan membantu membuat brosur informasi untuk digunakan klien.
Jika mereka bekerja untuk perusahaan, sekretaris perjalanan sering mengatur semua detail perjalanan eksekutif. Seorang sekretaris perjalanan perusahaan dapat menangani perencanaan pameran dagang dan konvensi. Mencoba menghemat uang perusahaan saat memesan kamar dan transportasi merupakan pertimbangan bagi sebagian besar sekretaris perjalanan bisnis.
Sekolah kejuruan atau community college sering kali memiliki program yang berkaitan dengan karir sekretaris jenis perjalanan, meskipun program ini mungkin tidak ditawarkan sesering jenis spesialisasi sekretaris lainnya seperti hukum dan medis. Program sekolah dapat mencakup bagian praktikum di mana siswa magang sebagai sekretaris perjalanan. Program kesekretariatan perjalanan tersedia secara online dan juga secara langsung. Program-program ini biasanya kurang dari satu tahun untuk diselesaikan dan sering kali menyertakan beberapa ujian yang harus dilalui untuk menerima sertifikat.
Software pemesanan perjalanan harus dikuasai oleh sekretaris. Seorang sekretaris perjalanan harus memiliki keterampilan komputer yang sangat baik dan mampu mengoordinasikan banyak detail. Misalnya, jika lebih dari satu maskapai penerbangan diperlukan untuk perjalanan klien, sekretaris harus menyertakan instruksi untuk penerbangan lanjutan. Merencanakan koneksi dengan waktu tunggu minimal juga diperlukan untuk layanan pelanggan yang baik.
Orang yang menjadi sekretaris perjalanan dapat bekerja penuh atau paruh waktu. Mereka mungkin melakukan perjalanan untuk pertemuan bisnis sesekali serta untuk liburan pribadi mereka. Membangun hubungan kerja yang baik dengan orang lain di industri perjalanan, seperti perwakilan maskapai penerbangan dan operator tur, dapat membantu sekretaris menciptakan paket wisata bernilai tinggi untuk klien. Dalam upaya itu, mereka membantu agen perjalanan agar agen mereka menawarkan penawaran dan pilihan perjalanan terbaik kepada pelanggan. Di beberapa agen, sekretaris perjalanan mungkin mengkhususkan diri dalam satu bidang, seperti tur liburan, sementara agen mungkin menangani paket lain.