Insinyur dokumentasi dapat melakukan banyak hal berbeda, tetapi secara umum tugas utama mereka adalah menulis dan mengoordinasikan semua dokumentasi yang diperlukan untuk proyek tertentu. Pekerjaan biasanya melibatkan lebih dari sekadar pengarsipan dan dokumen; bagian “teknik” dari judul menandakan bahwa orang ini bertanggung jawab untuk merancang sistem di mana semua dokumentasi, pengarsipan, dan dokumen yang diperlukan bekerja sama untuk secara efisien dan sepenuhnya memenuhi tujuan organisasi yang lebih besar. Ini dapat melibatkan hal-hal seperti bekerja sama dengan berbagai departemen untuk memastikan bahwa informasi teknis tentang suatu produk dicatat dengan jelas dan akurat, dan mungkin juga mencakup hal-hal seperti persiapan jadwal, kontrak, dan materi pemasaran. Insinyur semacam ini bekerja di banyak bidang industri yang berbeda termasuk kedirgantaraan, manufaktur, dan perangkat lunak komputer, dan pekerjaan itu dapat terlihat sedikit berbeda di industri yang berbeda. Terlepas dari konteksnya, pemikirannya, biasanya penting bahwa seorang insinyur dokumen memiliki pengetahuan kerja yang baik tentang produk yang dia dokumentasikan, dan pendidikan di bidang terkait, seperti teknik atau ilmu komputer, sering kali diperlukan.
Konsep Pekerjaan Dasar
Sebagian besar perusahaan dan bisnis saat ini memiliki banyak file berbasis kertas, dan menjaganya agar tetap teratur dan tepat sering kali membutuhkan banyak pekerjaan. Akurasi dalam pengarsipan dan penyimpanan catatan adalah bagian penting dari proyek apa pun, dan insinyur dokumentasi dapat membantu merancang dan menerapkan sistem untuk menjaga agar informasi ini tetap tersedia dan mutakhir, baik untuk pengguna internal maupun pelanggan eksternal.
Beberapa dokumen internal dapat ditangani oleh administrator dan sekretaris, tetapi staf pendukung ini biasanya bekerja dalam kerangka praktik terbaik dan protokol pengarsipan yang sudah ditetapkan. Dalam kebanyakan kasus, insinyur dokumen adalah orang yang merancang struktur menyeluruh ini sejak awal. Terkadang insinyur bekerja penuh waktu untuk perusahaan, seperti yang sering terjadi pada perusahaan multinasional besar. Di lain waktu mereka dipekerjakan berdasarkan kontrak, biasanya untuk mengatur sistem kerja dan melatih karyawan tentang penggunaannya. Insinyur yang melakukan pekerjaan semacam ini sering dipekerjakan oleh perusahaan besar atau bisnis konsultan.
Tanggung jawab yang utama
Penerapan pengetahuan teknik khusus yang dikombinasikan dengan pengalaman dalam industri tertentu memungkinkan insinyur dokumen untuk melakukan banyak tugas berbeda yang diperlukan dalam pekerjaan ini. Tanggung jawab utama termasuk mengkoordinasikan semua dokumen dan bahan lain yang terkait dengan dokumentasi proyek. Dokumen-dokumen ini termasuk gambar teknik, spesifikasi dan modifikasi produk, dan jadwal produksi. Insinyur mungkin juga diminta untuk meninjau semua detail desain dan proses manufaktur untuk menentukan jenis dokumentasi apa yang mungkin diperlukan untuk berbagai fase proyek.
Tinjauan dan Modifikasi Kontrak
Peninjauan dan modifikasi kontrak juga dapat menjadi bagian dari tugas inti orang ini. Saat proyek tertentu dimulai, peraturan pemerintah mungkin mengharuskan proses atau metode tertentu dicatat atau didokumentasikan di sepanjang jalan. Misalnya, perusahaan yang membuat tangki bahan bakar untuk pesawat ruang angkasa mungkin diminta untuk memberikan dokumentasi bahan, proses manufaktur, dan prosedur inspeksi yang digunakan dalam produksi. Dokumentasi ini memungkinkan teknisi dan insinyur untuk melacak kembali dan menemukan masalah dalam proses desain atau manufaktur jika tangki gagal bekerja pada level yang ditentukan. Insinyur meninjau rincian kontrak dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk memastikan bahwa desain dan pembuatan item memenuhi persyaratan yang ditentukan dalam kontrak.
Pentingnya Keterampilan Komunikasi
Pekerjaan ini biasanya melibatkan bekerja dengan orang-orang dari berbagai disiplin ilmu, serta pelanggan dalam beberapa kasus, jadi keterampilan komunikasi yang baik adalah kuncinya. Dalam banyak kasus, sistem yang sangat kompleks harus dijelaskan dengan cara yang jelas dan ringkas. Pekerjaan tersebut mungkin melibatkan pemeliharaan dokumentasi untuk panduan cara kerja, catatan rilis, panduan instalasi, serta dokumentasi teknis lainnya, tergantung pada industrinya. Lebih dan lebih umum untuk dokumentasi ini disimpan dalam format elektronik, jadi keakraban dengan sistem seperti itu biasanya juga penting.
Pendidikan dan Pelatihan yang Dibutuhkan
Sebagian besar pemberi kerja mengharuskan insinyur dokumentasi memiliki gelar sarjana dalam disiplin teknik yang paling relevan dengan industri tertentu. Misalnya, sebuah perusahaan yang menjalankan operasi manufaktur ekstensif kemungkinan akan membutuhkan gelar sarjana di bidang teknik mesin, sementara perusahaan yang memproduksi perangkat lunak komputer mungkin akan lebih memilih gelar dalam ilmu komputer atau rekayasa perangkat lunak. Mereka yang ingin pindah ke posisi manajemen atas mungkin juga memiliki gelar master dalam bisnis atau manajemen. Insinyur dokumentasi biasanya memiliki pengetahuan luas tentang teknik dan teknologi yang digunakan untuk merancang dan membuat peralatan yang diperlukan untuk berbagai proses.