En journalanteckning är en redovisningstransaktion som registrerar finansiell information i ett företags redovisning. Redovisningsböcker är ofta uppbyggda av olika journaler. Typer av redovisningsjournaler kan inkludera allmänna, försäljningar, inköp, kassakvitton och kontantutbetalningar. Den allmänna journalen innehåller all finansiell information om företaget, inklusive sammanlagda summor från de andra journalerna. Varje journalanteckning som registreras av företaget innehåller vanligtvis en debet och en kredit, baserat på det traditionella dubbelbokföringssystem som används över hela världen.
Journalanteckningsinformation inkluderar vanligtvis kontonummer, en kort beskrivning av transaktionen, dollarbelopp och ett specifikt referensnummer. Denna detaljerade information hjälper företag att spåra den finansiella information som registreras i företagets olika redovisningsjournaler. Traditionellt listar journalanteckningar alla debiteringar först, följt av krediterna. Detta format skapar en tydlig presentation av den finansiella informationen som ingår i posten. Journalbokföringsblad kan också innehålla initialerna för den eller de revisorer som har bokfört journalanteckningen eller -posterna. Den här informationen ger redovisningschefer ett korrekt granskningsspår när de granskar journalanteckningar med avseende på riktighet och giltighet.
Flera typer av journalanteckningar kan användas av företag. Journalanteckningar kan innehålla en grundläggande post, omvänd post, återkommande post och justerande post. Grundläggande poster representerar vanligtvis den första registreringen av specifik finansiell information. Dessa poster kan registreras när finansiella transaktioner inträffar eller i slutet av en räkenskapsperiod. Företag ställer vanligtvis upp en kontopolicy för att avgöra när grundläggande journalposter kommer att registreras. Registreringen av grundläggande journalanteckningar beror på antalet poster, företagets storlek och i vilken aktualitet företagen behöver ha finansiell information registrerad.
Återföring av poster kan användas för att korrigera grundläggande poster som har registrerats felaktigt av en revisor. Denna typ av post kan också skapa periodiseringar eller uppskov som måste återföras vid en framtida tidsperiod. Företag kan samla in eller skjuta upp intäkter, utgifter eller annan finansiell information baserat på redovisningsriktlinjer. Företag som använder automatiserad bokföringsprogram ställer ofta upp reverserande poster med hjälp av programvarans tidsfördröjningsfunktion.
Återkommande journalanteckningar registrerar vanligtvis samma information varje månad i ett företags redovisningssystem. Dessa poster kan ställas in med hjälp av en standardmall som innehåller kontonummer och annan allmän information för varje månads inmatning. Den enda information som ändras i en återkommande journalbokning är ekonomisiffrorna.
Justeringsposter används för att korrigera de finansiella numren eller reskontran som används i den grundläggande journalbokningen. Dessa poster kan också användas för att korrigera journalanteckningar som registrerats i fel journal av revisorer, eller annan information som behöver korrigeras vid ett datum efter att den grundläggande journalanteckningen har registrerats.