Perencanaan acara melibatkan pengorganisasian dan pengaturan semua banyak detail yang masuk ke dalam suatu acara, seperti promosi bisnis, pesta ulang tahun, atau penggalangan dana. Industri ini telah berkembang pesat dalam 10 hingga 15 tahun terakhir, dan penelitian terbaru menunjukkan bahwa hampir $500 miliar dolar AS (USD) dihabiskan setiap tahun untuk acara yang direncanakan di seluruh dunia. Pertumbuhan ini disebabkan oleh perbaikan ekonomi dan kecenderungan bisnis korporasi mengalihdayakan fungsi rapat dan perencanaan mereka.
Banyak acara bisnis dan sosial yang berbeda dapat mengambil manfaat dari perencanaan terperinci. Setiap acara dapat datang di bawah judul, seperti perayaan, promosi, peringatan, atau pendidikan. Perayaan dapat mencakup parade, pernikahan, ulang tahun, dan hari jadi. Acara promosi dapat berupa rapat umum politik, peluncuran produk, dan peragaan busana. Acara peringatan termasuk acara sipil dan peringatan. Acara pendidikan bisa berupa rapat, wisuda, dan konferensi.
Penyelenggara harus menangani banyak tugas untuk membuat acara sukses. Seorang perencana mungkin terlibat dalam menemukan tempat untuk acara tersebut, membuat desain untuk acara tersebut, dan melakukan penelitian terhadap orang-orang yang meminta acara tersebut. Perencanaan acara juga melibatkan pengaturan dekorasi, makanan, dan persiapan hiburan. Mengirimkan undangan dan mengatur akomodasi mungkin juga menjadi tanggung jawab perencana. Tugasnya juga termasuk mengawasi di lokasi dan mengoordinasikan personel acara.
Alasan bisnis atau individu menyewa perencana acara adalah karena pengalamannya di bidang khusus ini. Perencanaan dan acara adalah bisnis yang memakan waktu dan terkadang membuat stres. Misalnya, hari pernikahan mungkin cukup menegangkan bagi pengantin wanita tanpa harus khawatir apakah katering akan datang tepat waktu. Seorang perencana profesional memiliki waktu dan kontak untuk memastikan acara berjalan lancar.
Bisnis perencanaan acara sendiri bervariasi, dan perencana biasanya adalah orang-orang yang memulai karir mereka dalam satu aspek tertentu dari acara khusus. Beberapa mungkin telah bercabang dari perusahaan katering untuk merencanakan seluruh acara. Yang lain telah bekerja sebagai perencana untuk sebuah perusahaan dan kemudian memutuskan untuk membuka bisnis mereka sendiri. Pengalaman bertahun-tahun yang mereka bawa untuk merencanakan sebuah acara sangat penting untuk membuat segala sesuatunya berjalan dengan lancar.
Cara lain untuk mendapatkan pekerjaan adalah untuk mendapatkan kualifikasi, seperti gelar atau sertifikat dalam perencanaan atau manajemen acara. Individu mungkin ingin mempertimbangkan untuk bekerja menjadi Certified Special Events Professional (CSEP) atau Certified Meeting Planner (CMP). Dibutuhkan banyak penelitian dan studi untuk mendapatkan sertifikasi baik, dan posisi membawa banyak tanggung jawab.