En av de viktigaste frågorna i alla byggprojekt är hur mycket det kommer att kosta. Byggkostnadshantering involverar analys och uppskattning av totala kostnader, och kan ibland innebära garanterade priser för ett kontrakt. Medan vissa människor föredrar att göra sin egen byggkostnadshantering, kommer många större projekt att anlita ett oberoende företag för att utföra en kostnadsanalys och löpande kostnadshantering under projektets livstid.
Även om kostnadshanteringshjälp kan införlivas i vilket skede som helst, föreslår vissa experter att det är viktigast att anlita en konsult eller expert för byggkostnadshantering under design- och konceptualiseringsstadiet av ett projekt. Många av de beslut som kommer att innebära kostnader fattas under denna period, och att ha en korrekt bedömning av kostnaden från början kan hjälpa till att skydda mot oförutsedda variabler längre fram. Byggkostnadshantering kan hjälpa till att skapa en slutlig design som är kostnadseffektiv och uppfyller projektets mål samtidigt som den ger en rättvis uppskattning av totalkostnaden. Att gå framåt utan en tydlig uppfattning om mål och planer kan kräva att kostnaderna kommer utom kontroll.
Under designfasen kan kostnadshantering skapa olika scenarier för projektet. Om en person vill bygga ett hus, till exempel, kan han eller hon vara intresserad av om det skulle vara kostnadseffektivt att installera dyr isolering för att minska uppvärmningskostnaderna. En bra konsult skulle kunna undersöka marknads- och livscykelpriser för att fastställa materialkostnaden både med och utan isolering, samt de beräknade besparingarna på uppvärmning med isoleringen. Genom att förse husägaren med olika kostnadsscenarier kan mycket av gissningarna tas bort från beslut.
Innan en design når budgivningsstadiet kan byggkostnadshantering ge en god uppfattning om ett rimligt bud. Att analysera liknande projekt kan bidra till att skapa riktmärken för entreprenad-, material- och arbetskostnader. När budgivningen börjar kommer vissa företag för hantering av byggkostnader att tillhandahålla analyser av varje anbud för att avgöra vilket som ger bäst värde för den beräknade kostnaden, samt undersöka områden som entreprenörens rykte och resurser. Att dela upp varje bud och jämföra det med branschriktmärken kan hjälpa till att bli vettigt ur en relativt meningslös allmän uppskattning.
Under hela konstruktionsfasen av ett projekt kan kostnadshanteringstjänster innefatta att införliva ny information eller marknadsförändringar i kostnadsberäkningen, samt säkerställa att finansiella kontrakt upprätthålls korrekt. Mot slutet av tjänsten kan konkreta redovisningsdokument skapas som beskriver den slutliga kostnaden. En form av byggkostnadshantering, kallad riskhantering, kräver att managementkonsulten tar in projektet för en i förväg överenskommen maximal kostnad. Andra managementprogram tillhandahåller helt enkelt konsultation och analys, och lämnar besluten i händerna på projektledaren.