Asisten layanan pelanggan memainkan peran penting dalam menjaga pelanggan tetap puas dan mendapat informasi tentang produk atau layanan yang ditawarkan bisnis. Karena posisi ini melibatkan interaksi terus-menerus dengan pelanggan, posisi ini biasanya membutuhkan seseorang dengan keterampilan interpersonal dan komunikasi yang signifikan. Sementara asisten layanan pelanggan dapat bekerja di banyak industri, tugas pekerjaan utama tetap sama. Ini termasuk menjawab pertanyaan pelanggan, menangani keluhan, mengirimkan materi pemasaran, memelihara catatan pelanggan dan membantu bawahan.
Mungkin bagian terpenting dari menjadi asisten layanan pelanggan adalah menjawab pertanyaan pelanggan. Baik berbicara dengan calon pelanggan atau mendiskusikan promosi baru dengan pelanggan jangka panjang, individu ini perlu memberikan informasi yang akurat untuk semua pertanyaan. Dalam kebanyakan kasus, ini dilakukan baik melalui telepon atau melalui email. Praktik ini membantu membangun hubungan baik dengan pelanggan dan akan membantu membangun basis pelanggan yang solid dari waktu ke waktu. Akibatnya, ini mengharuskan seseorang dengan pekerjaan ini untuk memiliki pengetahuan mendalam tentang produk atau layanan perusahaannya.
Bagian lain dari pekerjaan ini adalah menangani keluhan. Tidak peduli seberapa baik bisnis dijalankan atau seberapa tinggi kualitas produk atau layanan, keluhan pelanggan tidak dapat dihindari. Ketika keluhan diterima, terserah kepada asisten layanan pelanggan untuk menangani situasi secara efektif. Ini mungkin melibatkan pengembalian uang kepada pelanggan, mengganti pesanan, atau mengirimkan pesanan baru. Berkinerja baik dalam aspek pekerjaan ini membutuhkan disposisi yang ramah dan kemudahan dalam membuat keputusan.
Mengirimkan materi pemasaran juga merupakan tugas yang cukup umum. Misalnya, seseorang dengan pekerjaan ini mungkin mengirimkan katalog kepada pelanggan yang tertarik dengan produk atau layanan perusahaannya. Dia juga dapat mengirimkan pamflet promosi melalui pos ke pelanggan yang sudah ada yang menampilkan penawaran baru. Ini membantu dengan akuisisi pelanggan dan dapat menyebabkan penjualan lebih lanjut dari pelanggan yang sudah ada.
Memelihara catatan pelanggan adalah bagian penting lain dari menjadi asisten layanan pelanggan. Dalam kebanyakan kasus, ini melibatkan memasukkan informasi, seperti nama pelanggan, alamat, nomor telepon dan riwayat pesanan, ke dalam database elektronik. Ini membantu mengatur informasi pelanggan secara efisien untuk referensi di masa mendatang.
Di beberapa tempat kerja, asisten layanan pelanggan juga perlu membantu bawahan dan memberikan pelatihan. Sementara asisten layanan pelanggan biasanya tidak memberikan pengawasan langsung, dia akan sering membantu bawahan yang mengalami kesulitan dalam pekerjaan mereka. Ini mungkin melibatkan penanganan situasi keluhan pelanggan yang meningkat atau mendemonstrasikan cara menggunakan sistem komputer perusahaan. Akibatnya, ada baiknya untuk memiliki beberapa keterampilan kepemimpinan yang solid dalam profesi ini.