Deskripsi pekerjaan administrator proyek yang khas melibatkan pengawasan dan pemantauan semua aspek proyek tertentu. Secara khusus, seorang karyawan di posisi ini harus memastikan tujuan dan jadwal proyek terpenuhi tanpa melebihi batasan anggaran. Seorang administrator proyek juga bertanggung jawab untuk menyiapkan laporan proyek dan umumnya diminta untuk menyerahkan laporan rutin kepada direktur proyek.
Tugas yang tepat dapat bervariasi, tetapi semua biasanya bertanggung jawab atas operasi sehari-hari dari proyek tertentu. Selain memantau anggaran, melacak jadwal dan menyiapkan laporan kemajuan, administrator proyek mungkin juga bertanggung jawab untuk mengawasi beberapa karyawan dan kontraktor dalam upaya untuk memastikan bahwa tujuan proyek terpenuhi secara profesional. Posisi ini ditemukan di berbagai industri termasuk real estate, konstruksi, komersial, pemerintah dan industri nirlaba.
Sebagian besar pekerjaan administrator proyek memerlukan gelar sarjana, serta pengalaman yang signifikan dalam mengelola proyek atau waktu yang dihabiskan untuk bekerja sebagai asisten administrator. Banyak yang saat ini bekerja di bidang ini memiliki gelar di bidang akuntansi atau administrasi dan manajemen bisnis. Beberapa orang memenuhi persyaratan tertentu karena pelatihan di tempat kerja, tetapi rute ini umumnya membutuhkan beberapa tahun pengalaman kerja dan pelatihan sebelum seseorang dapat dianggap sebagai kandidat yang memenuhi syarat.
Administrator proyek sering diminta untuk mengirim dokumen melalui email, membuat spreadsheet, dan melakukan berbagai tugas terkait komputer. Beberapa pemberi kerja bahkan mungkin memerlukan administrator untuk bekerja dengan perangkat lunak khusus untuk tujuan pelaporan dan pelacakan. Oleh karena itu, administrator yang ditugaskan untuk mengerjakan proyek harus melek komputer dan dapat dengan mudah memperoleh keterampilan teknologi baru sesuai kebutuhan.
Untuk mengawasi anggaran, anggota staf, jadwal dan fungsi penting dengan benar, administrator harus mampu melakukan banyak tugas dengan kompeten. Hal tersebut membutuhkan keterampilan lain termasuk organisasi yang baik dan keterampilan manajemen waktu yang kuat. Agar dapat bekerja dengan baik dengan staf kunci dan anggota manajemen, seorang administrator juga harus memiliki keterampilan komunikasi tertulis dan verbal yang kuat.
Pekerjaan yang mengharuskan perusahaan untuk menawar kontrak atau mengajukan permohonan dana hibah seringkali bergantung pada administrator proyek untuk menyumbangkan pengetahuan dan keahlian dalam mempersiapkan upaya ini. Secara khusus, administrator dapat diminta untuk memberikan masukan ketika perusahaan sedang mengevaluasi proposal dan mungkin diminta untuk berkontribusi dalam penyusunan proposal dengan cara membuat item baris dalam anggaran, serta dengan mengidentifikasi berapa banyak anggota staf di masa depan. proyek mungkin memerlukan jika kontrak diberikan.