Penjadwal medis membuat jadwal untuk praktik medis atau klinik, menyeimbangkan kebutuhan pasien dengan penyedia layanan untuk menyesuaikan pasien dan menyesuaikan jadwal yang diperlukan untuk mengakomodasi keadaan darurat dan kejadian lainnya. Penjadwal medis bekerja di kantor depan untuk berinteraksi dengan pasien secara langsung dan juga menangani komunikasi telepon dan email untuk kantor. Pekerjaan ini tidak memiliki persyaratan khusus, tetapi keterampilan orang yang baik dan melek komputer biasanya lebih disukai.
Ketika seorang pasien menghubungi kantor medis untuk membuat janji, penjadwal medis mengumpulkan beberapa informasi dasar untuk menentukan urgensi masalah dan membuat perkiraan tentang lamanya waktu yang dibutuhkan untuk janji temu. Penjadwal juga mencatat prosedur dan peralatan apa pun yang mungkin diperlukan, seperti rangkaian x-ray atau pengambilan darah. Dengan informasi ini, penjadwal dapat menawarkan pasien beberapa waktu janji yang tepat dan membuat janji.
Penjadwal medis dapat mengirimkan panggilan pengingat, email, atau kartu untuk memastikan pasien tahu kapan harus masuk. Mereka menangani pembatalan, penjadwalan ulang yang sesuai. Jika pasien membatalkan dengan sedikit pemberitahuan, penjadwal medis juga dapat membuat catatan bahwa pasien harus ditagih untuk janji temu, jika ini merupakan bagian dari kebijakan praktik. Jika jadwal acara mulai terlambat karena janji yang lama atau masalah teknis, adalah tugas penjadwal medis untuk mengembalikannya ke jalurnya, memindahkan janji, dan mengambil langkah lain jika perlu.
Dalam beberapa praktik, penjadwal medis juga menarik dokumen dan formulir untuk mempersiapkan janji temu, dan mungkin juga menyiapkan persediaan. Di tempat lain, ini adalah tanggung jawab perawat dan teknisi lain yang menyiapkan klinik untuk hari itu. Penjadwal juga bertanggung jawab untuk memastikan staf yang memadai tersedia, dan mengoordinasikan anggota staf untuk membuat mereka mengetahui jadwal harian. Jika pasien membutuhkan pengambilan darah, misalnya, petugas medis memastikan bahwa teknisi memiliki jadwal mereka sehingga mereka siap ketika pasien tiba.
Tidak ada pelatihan khusus yang diperlukan untuk bekerja sebagai penjadwal medis, meskipun kursus singkat dalam terminologi medis dan praktik bisnis dapat membantu. Pengalaman penerimaan dan pelayanan publik sebelumnya sering membantu pelamar, dan keterampilan seperti kemampuan bilingual berpotensi berguna pada aplikasi. Penjadwal medis menangani informasi rahasia dan mungkin harus lulus pemeriksaan latar belakang atau setuju untuk menandatangani dokumen yang menunjukkan penerimaan dan pemahaman kebijakan privasi kantor.