I den ordinarie verksamheten är det ofta vanligt att företag utför kundorder på varor eller tjänster på kredit istället för att kräva förskottsbetalning. Denna praxis är avsedd att underlätta strömlinjeformade, bekväma transaktioner och är extremt vanlig inom ett brett spektrum av branscher. Kundfordringar representerar de belopp som en leverantör av varor eller tjänster är skyldiga en leverantör av varor eller tjänster som ett resultat av sådan verksamhet, och bevisas av utfärdandet av fakturor som måste betalas enligt de angivna villkoren för den initiala kreditförlängningen. Kundfordringar används ofta av företag för att utnyttja omedelbar tillgång till kontanter, så balansräkningar visar dem vanligtvis som omsättningstillgångar.
Processen att upprätta kundfordringar börjar med tillhandahållande av varor eller tjänster på kreditvillkor. Beloppet som är skyldigt till följd av orderuppfyllelsen styrks sedan skriftligen av en faktura som lämnas till kunden. Kundfordran anses föreligga från det att kunden köper varan eller tjänsten till dess att betalning har skett. Bokföringsjournalposter för denna typ av transaktion kräver debitering av en fordran och kreditering av intäktsbelopp; vid tidpunkten för betalningen kommer kontanter att debiteras och fordran krediteras. Kundbetalningar ska alltid göras i enlighet med de specifika kreditvillkor som har utfärdats av säljaren.
Typiska kreditvillkor kan kräva betalning inom 10, 30 eller 45 dagar från faktureringsdatum eller leveransdatum. Förskottsbetalningar av förfallna belopp ger ofta kunderna rätt till rabatt, vars detaljer tydligt framgår av betalningsvillkoren. Det är inte ovanligt att företag inom olika industrisektorer accepterar betalningar på utestående kundfordringar upp till två veckor för sent.
Kundfordringars omsättning avser ett företags framgång med att uppfylla order på kreditvillkor och därefter säkerställa full betalning. Hög omsättning är ett bevis på noggranna kreditgivningsmetoder i kombination med noggranna indrivningsansträngningar. Låg omsättning är ett bevis på att flera, allvarligt förfallna fordringar fortfarande är utestående. Särskilt höga omsättningshastigheter kan fungera som en signal om att ett företag kan använda onödigt hårda kreditstandarder som kan leda till att potentiell försäljning går förlorad.
En särskilt värdefull funktion av kundfordringar för många företag är deras förmåga att användas som ett sätt att generera snabba kontanter i samarbete med en factoringagent. Genom denna process säljs fordringar till en tredjepartsfaktor för betalning av utestående fakturor från kunder. Dessutom är det möjligt för företag att erbjuda sina fordringar som säkerhet för att öka sannolikheten att få lån. Av dessa skäl är kundfordringar viktiga delar i driften av alla företag som rutinmässigt tillhandahåller varor och tjänster på kredit.