Pelatihan pengadaan tersedia dari berbagai perguruan tinggi dan universitas. Pengadaan adalah istilah lain untuk membeli atau membeli. Ini digunakan untuk menggambarkan aktivitas pembelian atas nama bisnis atau organisasi. Ada tiga tingkat pelatihan pengadaan yang berbeda: pemrosesan data dasar, analisis pengadaan, dan manajemen.
Pemrosesan data merupakan area penting dalam pelatihan pengadaan. Sebagian besar kegiatan pengadaan diselesaikan dengan menggunakan program perangkat lunak komputer. Kemampuan untuk memasukkan data yang diperlukan dengan benar merupakan bagian penting dari proses pengadaan. Jenis pelatihan pengadaan ini tersedia di tingkat komunitas dan perguruan tinggi karir. Kursus ini dapat difokuskan pada program perangkat lunak tertentu atau cukup umum untuk diterapkan pada produk yang paling umum digunakan.
Pelatihan analisis pengadaan tersedia melalui program gelar perguruan tinggi atau universitas. Analisis data digunakan untuk menentukan di mana perusahaan atau organisasi dapat menghemat uang atau meningkatkan proses bisnis. Konsep utama yang digunakan dalam jenis pelatihan ini meliputi manajemen dan normalisasi data, statistik, outlier, dan kubus data. Semua keterampilan ini dapat digunakan untuk semua jenis program manajemen atau analisis data lainnya.
Pelatihan pengadaan manajemen menggabungkan analisis pengadaan dan pelaporan keuangan. Pelatihan yang diperlukan untuk posisi dalam manajemen biasanya program pasca sarjana atau sertifikat. Program satu tahun ini memberikan pelatihan tambahan yang diperlukan dalam fungsi bisnis yang penting ini.
Dalam perusahaan besar, setiap orang yang memproses permintaan pembelian atau pesanan pembelian biasanya diwajibkan untuk menyelesaikan pelatihan pengadaan. Pelatihan ini dibagi menjadi tiga bidang: kebijakan pengadaan internal, kewajiban keuangan, dan kualitas data. Kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan sangat penting untuk menghindari tuntutan hukum dan perselisihan yang mahal.
Pelatihan tentang kewajiban keuangan yang terkait dengan kegiatan pengadaan merupakan aspek penting dari penganggaran dan pengelolaan kas. Perusahaan besar biasanya membuat anggaran belanja untuk produk atau aktivitas yang berbeda. Pelatihan yang akurat tentang aktivitas pembelian terhadap anggaran ini mutlak diperlukan untuk melacak pengeluaran dengan benar. Penting untuk diingat bahwa pesanan pembelian adalah kontrak yang mengikat. Setelah bahan telah dikirimkan, pelanggan berkewajiban untuk membayar nilai pada pesanan pembelian. Salah urus pengadaan dapat mengakibatkan masalah arus kas dan komitmen dana yang berlebihan.
Kualitas dan integritas data sangat penting dalam sebuah sistem pengadaan. Contoh yang umum digunakan adalah pembuatan catatan master vendor. Idealnya, satu akun vendor dibuat untuk setiap pemasok. Semua pembelian, faktur, penerimaan barang, pengembalian, dan kredit dicatat terhadap akun vendor ini. Laporan dapat dijalankan pada akun untuk menentukan nilai total pengeluaran dengan pemasok selama periode waktu tertentu, dan bahan yang dibeli. Jika beberapa akun dibuat untuk pemasok yang sama, semua laporan tidak benar, dan perusahaan akan kehilangan kesempatan untuk menegosiasikan kontrak penetapan harga, berdasarkan nilai dolar tertentu dari aktivitas pembelian.