Menulis proposal profesional tidak perlu sulit jika Anda mengingat beberapa pertimbangan penting. Pertama, tahan keinginan untuk menulis untuk mengesankan seperti dengan menggunakan bahasa mewah atau jargon teknis. Alih-alih, gunakan bahasa sederhana yang menjelaskan dengan jelas apa yang diinginkan dan perlu diketahui pembaca tentang proposal Anda. Kedua, ingatlah untuk memeriksa detailnya, seperti memastikan tidak ada kesalahan ketik atau kesalahan dalam bentuk apa pun dalam proposal Anda. Ketiga, ingatlah bahwa tujuan Anda dalam menulis proposal profesional adalah untuk meyakinkan pembaca Anda untuk memberi Anda pekerjaan, jadi pastikan Anda mengikuti arahan mereka dalam Request for Proposal (RFP) mereka dan meyakinkan mereka bahwa Anda dan perusahaan Anda akan memberikan apa mereka butuh.
Mulailah menulis proposal Anda dengan mencatat apa yang diharapkan pembaca Anda sampaikan dalam proposal. Cobalah melihat proposal dari sudut pandang mereka karena Anda mencoba menjual ide Anda kepada mereka. Bagaimana Anda akan memenuhi kebutuhan mereka? Manfaat apa yang akan mereka dapatkan dengan memilih perusahaan Anda untuk bekerja untuk mereka daripada perusahaan lain? Pekerjaan apa yang telah Anda lakukan di masa lalu yang membuat Anda dan ide-ide Anda sangat cocok untuk proposal penawaran ini?
Ketika Anda telah menjawab pertanyaan seperti ini, buat lebih banyak catatan sehingga Anda memiliki gambaran kasar namun jelas tentang apa yang akan Anda sertakan dalam RFP atau jenis proposal lain seperti yang Anda mulai. Selanjutnya, atur dan perluas informasi yang akan Anda sertakan dalam proposal profesional Anda. Jika Anda menggunakan template proposal, putuskan cara terbaik untuk mengatur konten Anda ke dalam strukturnya. Jika tidak, Anda mungkin ingin melihat proposal sampel dari buku bisnis atau dari pencarian online untuk memberi Anda gambaran tentang bagaimana menyajikan informasi proposal Anda dengan cara yang meyakinkan.
Desain dan tata letak proposal profesional Anda harus sesuai dengan industri dan perusahaan Anda. Halaman sampul harus menyertakan nama dan informasi kontak Anda ditambah grafik yang menarik yang akan menarik minat pembaca Anda pada ide Anda. Ringkasan eksekutif satu halaman yang menguraikan tujuan dan hasil proyek biasanya harus mengikuti halaman sampul. Banyak penulis proposal profesional merekomendasikan penulisan ringkasan eksekutif terakhir sehingga Anda dapat meringkas proposal Anda secara persuasif dan akurat.
Pendampingan visual untuk proposal tertulis adalah suatu keharusan di dunia bisnis saat ini. Namun, tetap relevan dengan proposal profesional Anda dan pastikan mereka mempromosikannya daripada menguranginya. Grafik pendukung dapat meningkatkan persuasif teks Anda dan membuatnya tetap menarik. Pertimbangkan untuk menyertakan grafik dan bagan yang bermanfaat dengan informasi statistik yang relevan. Nama perusahaan, logo, tagline, dan informasi kontak Anda harus muncul secara profesional dalam proposal Anda.
Penulis profesional memahami cara menulis untuk menjawab pertanyaan yang mereka harapkan akan dimiliki oleh pembaca mereka. Baca draf pertama proposal Anda dan pastikan Anda telah menjawab setiap pertanyaan yang dapat diantisipasi audiens Anda. Pikirkan kembali tawaran harga Anda dan buatlah itu kompetitif, tetapi jangan terlalu rendah untuk mendapatkan pekerjaan itu, karena ini akan bertentangan dengan tujuan Anda sendiri. Target halaman yang baik untuk proposal profesional adalah sepuluh halaman, meskipun beberapa proposal memuat 15 halaman atau lebih. Proposal harus rinci dan menyeluruh, tetapi jika juga ringkas, mereka dapat membuat pembaca terpaku.