Untuk menjadi asisten kantor administrasi, seseorang harus mempelajari tugas administrasi dan administrasi yang diperlukan untuk membantu staf dan mengelola lingkungan kantor yang profesional. Asisten administrasi kantor adalah salah satu pekerjaan terpenting di kantor. Dia dibutuhkan untuk berbagai tugas yang membuat kantor berjalan lancar dan membantu para manajer dan staf melakukan pekerjaan mereka secara efisien.
Ketika pekerjaan asisten kantor administrasi pertama kali dibuat, tugasnya termasuk mengetik dan menjawab telepon. Seiring berjalannya waktu, tugas menjadi jauh lebih rinci dan luas. Meskipun asisten kantor administrasi masih diharuskan mengetik dan menangani saluran telepon, ia juga harus melakukan hal-hal seperti perencanaan acara, menjalankan tugas, memesan perlengkapan kantor, dan banyak lagi. Seseorang yang ingin menjadi asisten kantor administrasi akan menemukan pekerjaan yang cukup rumit.
Untuk menjadi asisten kantor administrasi, seseorang harus terlebih dahulu mengembangkan keterampilan klerikal. Asisten harus bisa mengetik dengan cepat, mendikte, dan mengoperasikan peralatan kantor seperti mesin faks, mesin fotokopi, dan pemindai. Penyalinan, pelabelan, dan pengarsipan semuanya penting dan membantu asisten kantor administrasi menjaga kantor tetap teratur.
Asisten juga harus pandai memecahkan masalah. Masalah manajerial dan kantor sering diserahkan kepada asisten. Asisten administrasi harus belajar bagaimana melakukan banyak tugas sehingga dia dapat menangani banyak proyek secara bersamaan.
Mendapatkan pelatihan yang tepat juga penting untuk menjadi asisten administrasi. Pekerjaan sebagai asisten entry level tidak sulit diperoleh dengan ijazah sekolah menengah. Namun, seseorang akan jauh lebih baik dan memiliki peningkatan gaji yang signifikan jika mereka mampu menyelesaikan kuliah. Ada juga sekolah teknik yang tersedia untuk asisten kantor administrasi yang ingin memfokuskan karir mereka pada tugas administrasi dan mendapatkan sertifikasi sebagai memiliki keahlian teknis dalam pekerjaan administrasi.
Sekolah teknik dapat membantu seseorang memperoleh keterampilan perangkat lunak yang diperlukan yang dibutuhkan asisten kantor administrasi. Seorang asisten administrasi harus mahir dalam perangkat lunak seperti program pengolah kata, spreadsheet, dan perangkat lunak presentasi. Terkadang perangkat lunak khusus digunakan, terutama jika asisten bekerja di firma hukum atau medis.
Dalam banyak kasus, individu bekerja dengan cara mereka menaiki tangga perusahaan untuk menjadi asisten kantor administrasi. Beberapa asisten memulai sebagai resepsionis dan menemukan peluang untuk promosi di dalam perusahaan. Sayangnya, tidak ada jaminan bahwa sebuah perusahaan akan mempromosikan individu dan seseorang harus menyadarinya sebelum memutuskan untuk mengambil posisi yang lebih rendah di sebuah perusahaan. Keputusan karir yang tepat dan pilihan cerdas akan membantu seseorang menjadi asisten kantor administrasi.